Как создать, журнал выдачи справок образец?
Журнал выдачи справок
Наименование организации: _________________________
Адрес организации: ____________________________
ИНН: ____________________ ОГРН: ____________________
Пример оформления журнала выдачи справок
1. Общие данные
- Форма журнала:
Журнал выдачи справок можно оформить в виде таблицы. Он может быть представлен в бумажном или электронном виде. Важно, чтобы каждая запись была чётко заполнена и легко читаема.
- Страница заголовка:
На первой странице журнала указываются название документа ("Журнал выдачи справок"), наименование организации, её адрес и контактная информация.
| № п/п | Дата выдачи | Номер справки | Ф.И.О. сотрудника | Суть запроса | Основание для выдачи | Подпись ответственного | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2024 | 001 | Иванов Иван Иванович | Подтверждение трудового стажа | Заявление сотрудника | _____________ | - |
| 2 | 02.01.2024 | 002 | Петров Петр Петрович | Подтверждение доходов | Запрос банка | _____________ | - |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
- № п/п - порядковый номер записи в журнале.
- Дата выдачи - дата, когда была выдана справка.
- Номер справки - уникальный номер документа для учета.
- Ф.И.О. сотрудника - полное имя и фамилия сотрудника, которому была выдана справка.
- Суть запроса - краткое описание цели, для которой нужна справка (например, подтверждение трудового стажа, подтверждение доходов и т.д.).
- Основание для выдачи - документ или причина, на основании которой была выдана справка (например, заявление сотрудника, запрос от банка и т.д.).
- Подпись ответственного - подпись сотрудника, ответственного за выдачу справки.
- Примечание - любые дополнительные комментарии или примечания, если таковые имеются.
- Каждую справку необходимо регистрировать в журнале сразу после её выдачи.
- Убедитесь, что все поля заполнены корректно и читаемо.
- При необходимости указывайте дополнительные примечания, связанные с выдачей справки.
- Подпись ответственного лица должна быть сделана вручную (если журнал ведется в бумажном виде) или электронно (если журнал ведется в электронном виде).
Журнал выдачи справок должен храниться в течение срока, установленного внутренними регламентами организации или законодательством. Рекомендуется хранить журнал в защищенном месте для обеспечения конфиденциальности информации.