Как составить, журнал учета заявок образец?
Образец журнала учета заявок
Журнал учета заявок используется для регистрации и контроля заявок на выполнение работ или предоставление услуг. Данный документ позволяет систематизировать процесс обработки заявок, контролировать сроки их выполнения и отслеживать статус выполнения. Пример журнала может выглядеть следующим образом:ЖУРНАЛ УЧЕТА ЗАЯВОК
| № заявки | Дата поступления | Время поступления | ФИО заявителя | Контактные данные | Суть заявки | Ответственный за выполнение | Срок выполнения | Статус заявки | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | 01.09.2024 | 09:15 | Иванов И.И. | 8 (999) 123-45-67 | Заявка на ремонт техники | Петров П.П. | 05.09.2024 | В работе | - |
| 002 | 02.09.2024 | 11:30 | Смирнова А.А. | 8 (999) 987-65-43 | Заявка на закупку материалов | Сидоров С.С. | 06.09.2024 | Ожидает выполнения | Согласовано начальником отдела |
| 003 | 03.09.2024 | 10:00 | Кузнецов М.М. | 8 (999) 654-32-10 | Заявка на консультацию | Иванова Е.Е. | 04.09.2024 | Выполнена | Предоставлена консультация по телефону |
| 004 | 04.09.2024 | 14:45 | Фролова Т.Т. | 8 (999) 321-00-98 | Заявка на уборку помещений | Орлов О.О. | 07.09.2024 | В работе | - |
Описание полей журнала учета заявок:
- № заявки — порядковый номер заявки для удобства учета и отслеживания.
- Дата поступления — дата, когда заявка была зарегистрирована в журнале.
- Время поступления — время, когда заявка была подана.
- ФИО заявителя — полное имя лица, подавшего заявку.
- Контактные данные — телефон или другие контактные данные заявителя.
- Суть заявки — краткое описание сути заявки (например, что необходимо сделать или какую услугу предоставить).
- Ответственный за выполнение — ФИО сотрудника или подразделения, назначенного для выполнения данной заявки.
- Срок выполнения — конечный срок, к которому заявка должна быть выполнена.
- Статус заявки — текущий статус заявки (например, "В работе", "Ожидает выполнения", "Выполнена", "Отменена").
- Примечания — дополнительная информация или комментарии по заявке.
Правила ведения журнала учета заявок:
- Записи в журнале должны быть четкими и разборчивыми.
- Журнал должен вестись ежедневно и своевременно обновляться при изменении статуса заявок.
- Все сотрудники, ответственные за ведение журнала, должны быть ознакомлены с правилами и обязаны следить за правильностью и актуальностью информации.
- Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде в зависимости от политики организации.