Как составить, журнал учета справок выданных работникам образец?
Журнал учета справок, выданных работникам
1. Общие положения:
Журнал учета справок выданных работникам предназначен для систематизации и контроля информации о выданных работникам справках, подтверждающих их трудовую деятельность, доходы, стаж и прочие аспекты, связанные с трудовыми отношениями.
2. Формат журнала:
Журнал может быть веден в бумажном виде (в тетради или журнале с пронумерованными страницами) или в электронном виде (например, в таблице Excel). Важно, чтобы данные в журнале были четко структурированы и легко доступны для проверки.
3. Структура журнала:
Таблица учета справок:
| № | Дата выдачи | ФИО работника | Должность | Вид справки | Содержание справки | Основание для выдачи | Подпись ответственного | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | Справка о доходах | Подтверждение доходов за 2023 год | Запрос работника | Петрова А.В. | - |
| 2 | 02.09.2024 | Смирнова Мария Павловна | Бухгалтер | Справка о стаже | Подтверждение стажа с 01.01.2015 по 31.08.2024 | Запрос работника | Сидоров И.Н. | - |
| 3 | 03.09.2024 | Козлов Андрей Валерьевич | Юрист | Справка о трудовой деятельности | Подтверждение трудовой деятельности с 01.06.2020 по 31.08.2024 | Запрос на кредит | Иванова Ю.А. | Справка для банка |
- №: Номер записи в журнале, присваивается последовательно.
- Дата выдачи: Дата, когда справка была выдана.
- ФИО работника: Полное имя работника, которому выдана справка.
- Должность: Должность работника на момент выдачи справки.
- Вид справки: Указать, какого рода справка была выдана (например, о доходах, стаже, трудовой деятельности).
- Содержание справки: Краткое описание того, что указано в справке.
- Основание для выдачи: Причина или запрос, по которому выдана справка (например, для получения кредита, в налоговые органы и т.д.).
- Подпись ответственного: Подпись лица, ответственного за выдачу справки.
- Примечания: Дополнительные замечания или примечания по выдаче справки.
- Журнал должен вестись аккуратно и без исправлений.
- Все записи должны быть сделаны четко и разборчиво.
- При внесении новых записей необходимо соблюдать последовательность и не пропускать номера.
- Ответственное лицо должно подписывать каждую запись, подтверждая ее точность и полноту.
- Журнал должен храниться в надежном месте и быть доступен для проверки в случае необходимости.
Правильное ведение журнала учета справок позволяет обеспечить прозрачность и порядок в документальном оформлении трудовых отношений и предотвращает возможные недоразумения.