Как сформировать, журнал регистрации заявок образец?
Журнал регистрации заявок — это документ, используемый для систематизации и учета заявок, поступающих в организацию. Он помогает отслеживать статус заявок, выполнять контроль за их выполнением и упрощает управление процессами. Пример структуры журнала регистрации заявок представлен ниже.
Журнал регистрации заявок
Название журнала: Журнал регистрации заявокДата начала ведения: [Дата начала]
Организация: [Название организации]
Ответственное лицо: [Ф.И.О., должность]
Страница 1 из X
Пример таблицы:
| № | Дата поступления | Номер заявки | ФИО или название клиента | Контактные данные | Суть заявки | Дата исполнения | Исполнитель | Статус заявки | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | З-001 | Иванов Иван Иванович | +7 (999) 123-45-67 | Запрос на услугу А | 05.09.2024 | Петров П.П. | В работе | - |
| 2 | 02.09.2024 | З-002 | ООО "Рога и Копыта" | info@rogakopyta.ru | Жалоба на продукт | 10.09.2024 | Сидоров С.С. | Ожидает | Срочно |
| 3 | 03.09.2024 | З-003 | Смирнова Светлана Васильевна | +7 (999) 234-56-78 | Консультация по продукту | 07.09.2024 | Иванов И.И. | Выполнена | - |
Описание колонок:
- № — порядковый номер заявки в журнале.
- Дата поступления — дата, когда заявка была принята в организацию.
- Номер заявки — уникальный идентификационный номер заявки, присваиваемый при ее регистрации.
- ФИО или название клиента — полное имя физического лица или название юридического лица, подающего заявку.
- Контактные данные — информация для связи с клиентом (телефон, электронная почта и т.д.).
- Суть заявки — краткое описание запроса или проблемы, с которой обратился клиент.
- Дата исполнения — планируемая или фактическая дата завершения работы по заявке.
- Исполнитель — Ф.И.О. сотрудника или подразделения, ответственное за выполнение заявки.
- Статус заявки — текущее состояние заявки (например, "В работе", "Ожидает", "Выполнена", "Закрыта").
- Примечания — дополнительная информация или комментарии, касающиеся заявки.
Правила ведения журнала:
- Регистрация заявок: Каждая заявка должна быть зарегистрирована в журнале сразу после поступления. При регистрации указывается уникальный номер заявки, дата и вся необходимая информация.
- Обновление статуса: Статус заявки должен обновляться по мере ее обработки. Это позволяет отслеживать текущую стадию выполнения и избегать потери информации.
- Контроль исполнения: Ответственные лица должны регулярно проверять статус заявок и следить за их своевременным выполнением.
- Архивирование: После завершения обработки заявки информация о ней может быть перемещена в архив журнала для последующего анализа и отчетности.
