Вы используете устаревший браузер. Этот и другие сайты могут отображаться в нём некорректно. Вам необходимо обновить браузер или попробовать использовать другой.
Как составить, журнал регистрации докладных записок образец?
Журнал регистрации докладных записок: образец
Журнал регистрации докладных записок – это важный документ, который используется для систематизации и учета всех поступивших докладных записок в организации. Ведение такого журнала помогает отслеживать информацию о времени получения, содержании и дальнейших действиях по каждой записи.
Формат журнала
1. Заголовок:
В верхней части страницы указывается название документа: «Журнал регистрации докладных записок».
Также следует указать период ведения журнала (например, с 01.01.2024 по 31.12.2024).
2. Структура таблицы:
Журнал обычно оформляется в виде таблицы, которая содержит несколько колонок. Основные колонки, которые следует включить:
Номер записи
Дата регистрации
Исходящий номер
От кого
Кому
Краткое содержание
Примечания
3. Описание колонок:
Номер записи: Порядковый номер записи в журнале. Начинается с 1 и увеличивается с каждой новой записью.
Дата регистрации: Дата, когда докладная записка была зарегистрирована в журнале.
Исходящий номер: Номер документа, который выдан по результатам рассмотрения докладной записки, если применимо.
От кого: ФИО или должность лица, представившего докладную записку.
Кому: ФИО или должность лица, которому адресована докладная записка.
Краткое содержание: Содержит краткое изложение сути докладной записки, основные вопросы или проблемы, которые в ней подняты.
Примечания: Дополнительные сведения, такие как статус выполнения, сроки исполнения или другие важные замечания.
Пример заполненного журнала
Номер записи
Дата регистрации
Исходящий номер
От кого
Кому
Краткое содержание
Примечания
1
01.01.2024
001/2024
Иванов И.И.
Петров П.П.
Предложение о повышении квалификации
Рассмотрено, согласовано
2
05.01.2024
002/2024
Сидорова А.А.
Смирнов С.С.
Запрос на предоставление отчета
На исполнении до 15.01.2024
3
10.01.2024
003/2024
Кузнецова О.О.
Васильев В.В.
Информация о командировке
Отказано
Рекомендации по ведению журнала
Регулярное обновление: Журнал необходимо вести постоянно, внося записи сразу после получения каждой новой докладной записки.
Хранение: После завершения периода (например, в конце года) журнал следует хранить в архиве согласно правилам документооборота вашей организации.
Контроль доступа: Доступ к журналу должен быть ограничен для предотвращения несанкционированного доступа к служебной информации.
Заключение
Ведение журнала регистрации докладных записок является важным аспектом эффективного управления документооборотом в организации. Правильное оформление и систематизация информации позволяют быстро находить нужные документы, контролировать их выполнение и обеспечивать прозрачность в работе.
