Как составить, заполненный авансовый отчет образец заполнения?
Авансовый отчет — это документ, который подтверждает использование выданных под отчет денежных средств и служит для учета расходов. Заполнение авансового отчета требует соблюдения определенных правил. Ниже представлен образец заполнения авансового отчета с подробными пояснениями.
Образец авансового отчета
1. Заголовок документа
В верхней части отчета укажите название документа:"Авансовый отчет"
"Форма АО-1" (или другая форма, в зависимости от вашей организации)
2. Основные данные
- Наименование организации: Укажите полное название вашей компании.
- Номер: Укажите номер авансового отчета.
- Дата составления: Запишите дату, когда составлен отчет.
- ФИО ответственного лица: Укажите фамилию, имя и отчество сотрудника, который составляет отчет.
- Должность: Запишите должность ответственного лица.
- Подразделение: Укажите название отдела или подразделения, к которому относится ответственный.
3. Данные по авансу
- Дата выдачи аванса: Укажите дату, когда был выдан аванс.
- Сумма аванса: Запишите сумму выданного аванса цифрами и прописью.
- Цель выдачи аванса: Кратко укажите, для каких нужд выдан аванс (например, командировочные расходы, закупка материалов и т. д.).
4. Таблица расходов
Создайте таблицу, в которой будет указана информация о расходах. Основные столбцы таблицы:| Дата | Содержание расходов | Сумма (руб.) | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01.10.2024 | Проезд до места командировки | 1000 | Билет на поезд |
| 02.10.2024 | Проживание | 3000 | Отель "Светлый" |
| 03.10.2024 | Питание | 1500 | Обед в ресторане |
| 04.10.2024 | Представление | 500 | Подарок коллеге |
5. Общая сумма расходов
Под таблицей укажите общую сумму расходов, которая должна совпадать с суммой, выданной под отчет:- Итого: Запишите общую сумму всех расходов цифрами и прописью (например, "5500 (пять тысяч пятьсот)").
6. Документы, подтверждающие расходы
Перечислите все документы, подтверждающие произведенные расходы. Укажите вид документа и его номер:| Вид документа | Номер | Дата |
|---|---|---|
| Билет на поезд | 123456 | 01.10.2024 |
| Квитанция отеля | 654321 | 02.10.2024 |
| Чек ресторана | 111222 | 03.10.2024 |
| Квитанция подарка | 333444 | 04.10.2024 |
7. Подписи
Внизу отчета необходимо указать подписи:- Подпись ответственного лица: ФИО, подпись.
- Подпись руководителя: ФИО, подпись.
- Дата подписи: Укажите дату, когда отчет подписан.
Пример заполненного авансового отчета
Авансовый отчетФорма АО-1
- Наименование организации: ООО "Ромашка"
- Номер: 1
- Дата составления: 10.10.2024
- ФИО ответственного лица: Иванов Иван Иванович
- Должность: Специалист по закупкам
- Подразделение: Отдел продаж
- Дата выдачи аванса: 30.09.2024
- Сумма аванса: 5500 (пять тысяч пятьсот рублей)
- Цель выдачи аванса: Командировочные расходы
| Дата | Содержание расходов | Сумма (руб.) | Примечание |
|---|---|---|---|
| 01.10.2024 | Проезд до места командировки | 1000 | Билет на поезд |
| 02.10.2024 | Проживание | 3000 | Отель "Светлый" |
| 03.10.2024 | Питание | 1500 | Обед в ресторане |
| 04.10.2024 | Представление | 500 | Подарок коллеге |
Документы, подтверждающие расходы:
| Вид документа | Номер | Дата |
|---|---|---|
| Билет на поезд | 123456 | 01.10.2024 |
| Квитанция отеля | 654321 | 02.10.2024 |
| Чек ресторана | 111222 | 03.10.2024 |
| Квитанция подарка | 333444 | 04.10.2024 |
Подпись ответственного лица: Иванов И.И. __________
Подпись руководителя: Петров П.П. __________
Дата подписи: 10.10.2024