Как написать регламент заключения договоров образец
Регламент заключения договоров — это внутренний документ компании, определяющий порядок и условия, при которых заключаются договоры. Он помогает обеспечить правовую и финансовую безопасность компании, снизить риски и упростить процесс заключения сделок. Вот образец подробного регламента:
Регламент заключения договоров
1. Общие положения1.1. Цель регламента
Настоящий регламент определяет порядок подготовки, согласования и заключения договоров от имени [Название компании] (далее — Компания) с целью обеспечения правовой и финансовой безопасности, а также эффективного управления корпоративными обязательствами.
1.2. Область применения
Регламент применяется ко всем договорам, заключаемым от имени Компании, включая, но не ограничиваясь, договорами купли-продажи, аренды, подрядными договорами и соглашениями о предоставлении услуг.
1.3. Ответственные лица
1.3.1. Ответственными за соблюдение настоящего регламента являются руководители подразделений, юрисконсульт и финансовый директор Компании.
1.3.2. Окончательное утверждение договоров производится Генеральным директором или уполномоченным им лицом.
2. Процесс подготовки договора
2.1. Инициирование
2.1.1. Инициатором подготовки договора может быть любое подразделение или сотрудник Компании, чья деятельность требует заключения договора.
2.1.2. Инициатор должен предоставить краткое описание предмета договора, цели его заключения и предполагаемых условий.
2.2. Подготовка проекта договора
2.2.1. Подготовка проекта договора осуществляется юрисконсультом или уполномоченным специалистом на основе предоставленных инициатором данных.
2.2.2. Проект договора должен соответствовать законодательству РФ, внутренним правилам Компании и учитывать специфику предмета договора.
3. Согласование договора
3.1. Внутреннее согласование
3.1.1. Проект договора подлежит согласованию с внутренними заинтересованными сторонами, такими как финансовый директор, технический директор и другие ответственные лица, в зависимости от предмета договора.
3.1.2. Все замечания и предложения должны быть документально зафиксированы и учтены при окончательной редакции договора.
3.2. Юридическая экспертиза
3.2.1. После внутреннего согласования проект договора направляется на юридическую экспертизу.
3.2.2. Юрисконсульт проверяет соответствие договора законодательству, внутренним регламентам Компании и риски, связанные с его выполнением.
4. Заключение договора
4.1. Утверждение
4.1.1. Окончательная версия договора утверждается Генеральным директором или уполномоченным им лицом.
4.1.2. Для заключения договора требуется наличие всех необходимых согласований и подписей, в том числе со стороны финансового и юридического отдела.
4.2. Подписание договора
4.2.1. Подписание договора осуществляется в установленном порядке: документ подписывается уполномоченными представителями Компании и контрагентом.
4.2.2. Подписи должны быть заверены печатью Компании (если это предусмотрено).
5. Регистрация и хранение договоров
5.1. Регистрация
5.1.1. Все заключенные договоры подлежат регистрации в журнале учета договоров.
5.1.2. Регистрация осуществляется в течение 3 рабочих дней после подписания договора.
5.2. Хранение
5.2.1. Оригиналы договоров хранятся в архиве Компании в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет.
5.2.2. Электронные копии договоров хранятся в электронной системе документооборота.
6. Контроль за исполнением договора
6.1. Мониторинг
6.1.1. Ответственные лица, назначенные для контроля за исполнением договора, должны регулярно проверять выполнение условий договора и своевременно реагировать на возможные нарушения.
6.2. Отчеты
6.2.1. По окончании срока действия договора или при необходимости, ответственность за составление отчетов о выполнении договора возлагается на ответственное подразделение.
7. Изменение и расторжение договора
7.1. Изменение
7.1.1. Изменения в договор вносятся по соглашению сторон и должны быть оформлены в письменной форме.
7.1.2. Изменения подлежат согласованию и утверждению в порядке, аналогичном заключению договора.
7.2. Расторжение
7.2.1. Расторжение договора осуществляется в соответствии с условиями договора и законодательством.
7.2.2. Все действия по расторжению должны быть документально подтверждены и зарегистрированы.
8. Заключительные положения
8.1. Внесение изменений
8.1.1. Изменения и дополнения в настоящий регламент могут вноситься по решению Генерального директора или уполномоченного лица.
8.1.2. Все изменения вступают в силу после их утверждения и доведения до сведения всех заинтересованных сторон.
8.2. Контроль за выполнением
8.2.1. Контроль за выполнением настоящего регламента осуществляется внутренним контролем и аудиторскими проверками.
Этот образец регламента может быть адаптирован под особенности вашей компании и требования законодательства.
