Регламент по авансовым отчетам образец

Как составить, регламент по авансовым отчетам образец?​

Регламент по авансовым отчетам​

1. Общие положения​

1.1. Настоящий регламент устанавливает порядок оформления, согласования и учета авансовых отчетов в организации.

1.2. Регламент распространяется на всех сотрудников, которые имеют право на получение авансов и оформление авансовых отчетов.

1.3. Целью данного регламента является упорядочение процесса подачи и обработки авансовых отчетов, а также соблюдение финансовой дисциплины.

2. Порядок получения аванса​

2.1. Для получения аванса сотрудник должен подать заявление на имя руководителя, в котором указываются:

• ФИО сотрудника
• Дата получения аванса
• Сумма аванса
• Цель получения аванса

2.2. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие необходимость получения аванса (планы поездок, сметы и т.д.).

2.3. После подписания заявления руководителем, бухгалтерия производит выплату аванса.

3. Оформление авансового отчета​

3.1. По завершении мероприятий, на которые был выдан аванс, сотрудник обязан оформить авансовый отчет.

3.2. Авансовый отчет включает:

• Заголовок с указанием названия организации
  
• ФИО сотрудника, дату составления отчета
  
• Сумму выданного аванса
  
• Перечень расходов с указанием:
  
  • Даты расхода
  • Назначения расхода
  • Суммы расхода
  • Приложение копий документов, подтверждающих расходы (чеков, квитанций и т.д.)

3.3. Отчет должен быть составлен в срок не позднее 5 рабочих дней с момента окончания мероприятий.

4. Согласование авансового отчета​

4.1. Авансовый отчет подлежит согласованию у непосредственного руководителя сотрудника.

4.2. После согласования руководителем, отчет передается в бухгалтерию для проверки.

4.3. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и соответствие приложенных документов фактическим расходам.

5. Учет и закрытие авансового отчета​

5.1. После проверки авансовый отчет утверждается бухгалтерией, и остаток неиспользованного аванса (в случае его наличия) возвращается в кассу.

5.2. В случае превышения суммы фактически понесенных расходов над выданным авансом, сотрудник должен предоставить дополнительное обоснование и приложить необходимые документы для возмещения расходов.

5.3. Все авансовые отчеты хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.

6. Ответственность за соблюдение регламента​

6.1. Сотрудники, получающие авансы, несут ответственность за правильность и полноту оформления авансовых отчетов.

6.2. Руководители обязаны контролировать процесс согласования и оформления отчетов.

6.3. Бухгалтерия отвечает за учет и архивирование авансовых отчетов.

7. Заключительные положения​

7.1. Настоящий регламент вступает в силу с момента его утверждения.

7.2. Изменения и дополнения в регламент могут вноситься по мере необходимости на основании решений руководства организации.

Пример авансового отчета​

Авансовый отчет​

Организация: ООО "Пример"

ФИО: Иванов Иван Иванович

Дата составления: 10.10.2024

Сумма аванса: 10 000 руб.

Дата	Назначение	Сумма	Документы
01.10.2024	Командировка в Москву	5 000	Квитанция №1
02.10.2024	Обед с клиентом	1 500	Чек №2
03.10.2024	Транспортные расходы	3 500	Чек №3

Итого расходов: 10 000 руб.

Подпись сотрудника: __________

Подпись руководителя: __________

Подпись бухгалтера: __________

Примечания​

• Все суммы указываются в рублях.
• При необходимости можно использовать дополнительные листы для более подробной информации о расходах.
• Данный регламент может быть адаптирован в соответствии с внутренними процедурами организации.