Как составить, регламент по авансовым отчетам образец?
Регламент по авансовым отчетам
1. Общие положения
1.1. Настоящий регламент устанавливает порядок оформления, согласования и учета авансовых отчетов в организации.1.2. Регламент распространяется на всех сотрудников, которые имеют право на получение авансов и оформление авансовых отчетов.
1.3. Целью данного регламента является упорядочение процесса подачи и обработки авансовых отчетов, а также соблюдение финансовой дисциплины.
2. Порядок получения аванса
2.1. Для получения аванса сотрудник должен подать заявление на имя руководителя, в котором указываются:- ФИО сотрудника
- Дата получения аванса
- Сумма аванса
- Цель получения аванса
2.3. После подписания заявления руководителем, бухгалтерия производит выплату аванса.
3. Оформление авансового отчета
3.1. По завершении мероприятий, на которые был выдан аванс, сотрудник обязан оформить авансовый отчет.3.2. Авансовый отчет включает:
- Заголовок с указанием названия организации
- ФИО сотрудника, дату составления отчета
- Сумму выданного аванса
- Перечень расходов с указанием:
- Даты расхода
- Назначения расхода
- Суммы расхода
- Приложение копий документов, подтверждающих расходы (чеков, квитанций и т.д.)
4. Согласование авансового отчета
4.1. Авансовый отчет подлежит согласованию у непосредственного руководителя сотрудника.4.2. После согласования руководителем, отчет передается в бухгалтерию для проверки.
4.3. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и соответствие приложенных документов фактическим расходам.
5. Учет и закрытие авансового отчета
5.1. После проверки авансовый отчет утверждается бухгалтерией, и остаток неиспользованного аванса (в случае его наличия) возвращается в кассу.5.2. В случае превышения суммы фактически понесенных расходов над выданным авансом, сотрудник должен предоставить дополнительное обоснование и приложить необходимые документы для возмещения расходов.
5.3. Все авансовые отчеты хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет.
6. Ответственность за соблюдение регламента
6.1. Сотрудники, получающие авансы, несут ответственность за правильность и полноту оформления авансовых отчетов.6.2. Руководители обязаны контролировать процесс согласования и оформления отчетов.
6.3. Бухгалтерия отвечает за учет и архивирование авансовых отчетов.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящий регламент вступает в силу с момента его утверждения.7.2. Изменения и дополнения в регламент могут вноситься по мере необходимости на основании решений руководства организации.
Пример авансового отчета
Авансовый отчет
Организация: ООО "Пример"ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата составления: 10.10.2024
Сумма аванса: 10 000 руб.
Дата | Назначение | Сумма | Документы |
---|---|---|---|
01.10.2024 | Командировка в Москву | 5 000 | Квитанция №1 |
02.10.2024 | Обед с клиентом | 1 500 | Чек №2 |
03.10.2024 | Транспортные расходы | 3 500 | Чек №3 |
Подпись сотрудника: __________
Подпись руководителя: __________
Подпись бухгалтера: __________
Примечания
- Все суммы указываются в рублях.
- При необходимости можно использовать дополнительные листы для более подробной информации о расходах.
- Данный регламент может быть адаптирован в соответствии с внутренними процедурами организации.