Как написать регистрация приказов по основной деятельности образец
Регистрация приказов по основной деятельности — важный процесс для обеспечения правильного учета и выполнения управленческих решений в организации. Вот подробный образец инструкции по регистрации приказов:
Инструкция по регистрации приказов по основной деятельности
1. Общие положения1.1. Инструкция устанавливает порядок регистрации приказов по основной деятельности в организации.
1.2. Целью регистрации является систематизация, учет и контроль исполнения приказов, а также обеспечение их доступности для всех заинтересованных сторон.
2. Регистрация приказов
2.1. Прием и проверка приказа
2.1.1. Приказы по основной деятельности поступают в секретариат или в уполномоченное лицо (должностное лицо, ответственное за регистрацию).
2.1.2. Приемщик приказа должен проверить документ на соответствие установленным требованиям: наличие подписи уполномоченного лица, дата составления, содержание, соответствие форме и другим внутренним требованиям.
2.2. Присвоение регистрационного номера
2.2.1. После проверки приказу присваивается уникальный регистрационный номер. Номер присваивается последовательно, по мере поступления приказов, начиная с "0001" в начале года или квартала, в зависимости от принятой практики.
2.2.2. Номер регистрируется в журнале регистрации приказов (или в электронной системе учета, если она используется).
2.3. Заполнение журнала регистрации
2.3.1. Запись в журнале регистрации приказов должна содержать следующие данные:
- Регистрационный номер приказа
- Дата регистрации
- Дата и номер приказа
- Тема приказа
- ФИО должностного лица, выдавшего приказ
- Ответственный за исполнение
- Примечания (если имеются)
2.4. Обеспечение доступа к приказам
2.4.1. Все зарегистрированные приказы должны быть переданы ответственному за их исполнение и внесены в электронную базу данных, если таковая имеется.
2.4.2. Должностные лица, ответственные за исполнение приказов, должны быть уведомлены о поступлении и регистрации приказа.
3. Хранение приказов
3.1. Физическое хранение
3.1.1. Приказы, зарегистрированные в бумажной форме, должны храниться в архиве или специально отведенном месте для хранения документации.
3.1.2. Документы должны быть упорядочены по дате регистрации или другому установленному критерию.
3.2. Электронное хранение
3.2.1. Приказы, зарегистрированные в электронной форме, должны храниться в соответствующей электронной системе учета.
3.2.2. Необходимо регулярно делать резервные копии данных и обеспечивать защиту от несанкционированного доступа.
4. Контроль и отчетность
4.1. Контроль выполнения
4.1.1. Уполномоченное лицо или служба контроля должны регулярно проверять исполнение зарегистрированных приказов.
4.1.2. По необходимости, должны проводиться аудиты или проверки на предмет своевременного выполнения приказов.
4.2. Отчетность
4.2.1. Периодически (по итогам месяца, квартала, года) должны составляться отчеты о количестве зарегистрированных приказов, их исполнении и выявленных нарушениях.
4.2.2. Отчеты должны быть предоставлены руководству и, при необходимости, другим заинтересованным сторонам.
5. Заключительные положения
5.1. В случае изменений в законодательстве или внутренних нормативных документах, инструкция должна быть обновлена.
5.2. Ответственность за соблюдение инструкции несут все сотрудники, участвующие в процессе регистрации и исполнения приказов.
Этот образец может быть адаптирован в зависимости от специфики деятельности вашей организации и внутренних требований.
