Как создать протокол экспертной комиссии по архиву образец
Протокол экспертной комиссии по архиву
Место составления: [Город, место составления]
Дата составления: [Дата]
Номер протокола: [Номер]
Присутствующие:
- [ФИО, должность, организация]
- [ФИО, должность, организация]
- [ФИО, должность, организация]
- [ФИО, должность, организация]
- [ФИО, должность, организация]
- Проверка состояния и учета архивных документов.
- Оценка и отбор документов на списание.
- Обсуждение предложений по улучшению системы хранения архивных материалов.
- Принятие решений по выявленным проблемам.
В ходе проверки архивных документов, находящихся на хранении в [название архива/организации], экспертная комиссия установила следующие моменты:
- Документы [указать тип документов, например, "дела за 1990-2000 гг."] хранятся в удовлетворительном состоянии, однако требуется провести дополнительную инвентаризацию для уточнения их наличия и состояния.
- Обнаружены случаи нарушения температурного режима в помещении хранения, что может привести к ухудшению состояния некоторых документов. Рекомендовано установить дополнительные температурные датчики и провести регулировку климатического оборудования.
На основании анализа архивных материалов и текущих требований законодательства, комиссия произвела отбор документов, подлежащих списанию. В результате было выявлено:
- Документы, срок хранения которых истек и которые больше не имеют актуальной информации, подлежат списанию в соответствии с нормативными актами.
- Документы, содержащие уникальные данные или имеющие историческую ценность, должны быть сохранены и внесены в перечень для длительного хранения.
Комиссия обсудила ряд предложений по улучшению системы хранения:
- Внедрение системы цифрового учета и автоматизации процессов хранения и инвентаризации документов.
- Разработка и внедрение стандартов для упаковки и маркировки архивных материалов.
- Проведение регулярного мониторинга состояния документов и оборудования для хранения.
По итогам обсуждения, комиссия приняла следующие решения:
- Провести инвентаризацию архивных материалов в течение [указать срок, например, "2 месяцев"].
- Разработать и утвердить план мероприятий по улучшению условий хранения и учета документов до [указать срок, например, "конца текущего года"].
- Организовать обучение сотрудников по вопросам архивного хранения и учета в течение [указать срок, например, "следующего квартала"].
- Подготовить и представить отчёт о выполнении принятых решений на следующем заседании комиссии.
- За проведение инвентаризации: [ФИО, должность]
- За разработку плана мероприятий: [ФИО, должность]
- За организацию обучения: [ФИО, должность]
Протокол составлен и подписан в [указать количество экземпляров, например, "трёх экземплярах"]. Все рекомендации и решения будут доведены до исполнителей.
Подписи:
- [ФИО, подпись] – председатель комиссии
- [ФИО, подпись] – секретарь комиссии
- [ФИО, подпись] – член комиссии
- [ФИО, подпись] – член комиссии
- [ФИО, подпись] – член комиссии
Этот образец протокола может быть адаптирован в зависимости от специфики вашей организации и особенностей работы с архивными документами.