Протокол экспертной комиссии по архиву образец

Как создать протокол экспертной комиссии по архиву образец​


Протокол экспертной комиссии по архиву

Место составления: [Город, место составления]

Дата составления: [Дата]

Номер протокола: [Номер]

Присутствующие:

  1. [ФИО, должность, организация]
  2. [ФИО, должность, организация]
  3. [ФИО, должность, организация]
  4. [ФИО, должность, организация]
  5. [ФИО, должность, организация]
Повестка дня:

  1. Проверка состояния и учета архивных документов.
  2. Оценка и отбор документов на списание.
  3. Обсуждение предложений по улучшению системы хранения архивных материалов.
  4. Принятие решений по выявленным проблемам.
1. Проверка состояния и учета архивных документов

В ходе проверки архивных документов, находящихся на хранении в [название архива/организации], экспертная комиссия установила следующие моменты:

  • Документы [указать тип документов, например, "дела за 1990-2000 гг."] хранятся в удовлетворительном состоянии, однако требуется провести дополнительную инвентаризацию для уточнения их наличия и состояния.
  • Обнаружены случаи нарушения температурного режима в помещении хранения, что может привести к ухудшению состояния некоторых документов. Рекомендовано установить дополнительные температурные датчики и провести регулировку климатического оборудования.
2. Оценка и отбор документов на списание

На основании анализа архивных материалов и текущих требований законодательства, комиссия произвела отбор документов, подлежащих списанию. В результате было выявлено:

  • Документы, срок хранения которых истек и которые больше не имеют актуальной информации, подлежат списанию в соответствии с нормативными актами.
  • Документы, содержащие уникальные данные или имеющие историческую ценность, должны быть сохранены и внесены в перечень для длительного хранения.
3. Обсуждение предложений по улучшению системы хранения архивных материалов

Комиссия обсудила ряд предложений по улучшению системы хранения:

  • Внедрение системы цифрового учета и автоматизации процессов хранения и инвентаризации документов.
  • Разработка и внедрение стандартов для упаковки и маркировки архивных материалов.
  • Проведение регулярного мониторинга состояния документов и оборудования для хранения.
4. Принятие решений по выявленным проблемам

По итогам обсуждения, комиссия приняла следующие решения:

  1. Провести инвентаризацию архивных материалов в течение [указать срок, например, "2 месяцев"].
  2. Разработать и утвердить план мероприятий по улучшению условий хранения и учета документов до [указать срок, например, "конца текущего года"].
  3. Организовать обучение сотрудников по вопросам архивного хранения и учета в течение [указать срок, например, "следующего квартала"].
  4. Подготовить и представить отчёт о выполнении принятых решений на следующем заседании комиссии.
Ответственные лица:

  • За проведение инвентаризации: [ФИО, должность]
  • За разработку плана мероприятий: [ФИО, должность]
  • За организацию обучения: [ФИО, должность]
Заключение:

Протокол составлен и подписан в [указать количество экземпляров, например, "трёх экземплярах"]. Все рекомендации и решения будут доведены до исполнителей.

Подписи:

  1. [ФИО, подпись] – председатель комиссии
  2. [ФИО, подпись] – секретарь комиссии
  3. [ФИО, подпись] – член комиссии
  4. [ФИО, подпись] – член комиссии
  5. [ФИО, подпись] – член комиссии
М.П. (если требуется)

Этот образец протокола может быть адаптирован в зависимости от специфики вашей организации и особенностей работы с архивными документами.
 

Нажмите для раскрытия...
 

Войдите или зарегистрируйтесь для ответа.
Назад
Сверху