Как сформировать приказ по документообороту в организации образец
ООО "Название организации"
Приказ
"_" ___________ 20 года № ___
О порядке документооборота в организации
В целях упорядочивания документооборота в организации и обеспечения надлежащего хранения и учета документов, а также в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами, приказываю:
- Установить порядок документооборота в организации:
- 1.1. Документы классифицируются по видам: внутренние (служебные), внешние (поступающие и исходящие).
- 1.2. Внутренние документы (приказы, распоряжения, служебные записки) должны быть зарегистрированы в журнале внутренних документов.
- 1.3. Внешние документы (договоры, корреспонденция, отчеты) подлежат регистрации в журнале внешних документов.
- Определить ответственных за документооборот:
- 2.1. За регистрацию и учет внутренних документов ответственен [должность, Ф.И.О.].
- 2.2. За регистрацию и учет внешних документов ответственен [должность, Ф.И.О.].
- 2.3. За организацию хранения и архивацию документов ответственен [должность, Ф.И.О.].
- Регистрация и учет документов:
- 3.1. Каждый документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале не позднее [указать срок] с момента его получения или создания.
- 3.2. В журнале должны быть указаны: дата регистрации, исходящий или входящий номер документа, краткое содержание, сведения о сотруднике, принявшем документ.
- 3.3. Документы, подлежащие исполнению, должны передаваться ответственным сотрудникам в течение [указать срок] с момента регистрации.
- Хранение и архивирование документов:
- 4.1. Документы хранятся в установленном порядке и в надлежащих условиях.
- 4.2. Срок хранения документов устанавливается в соответствии с [нормативными документами, внутренними регламентами].
- 4.3. Архивирование документов осуществляется в [определенном помещении, архивном хранилище], с обеспечением доступа только уполномоченных лиц.
- Работа с электронными документами:
- 5.1. Электронные документы должны быть зарегистрированы и учтены в электронном журнале.
- 5.2. Электронные документы хранятся в защищенных системах с регулярным резервным копированием.
- Контроль за соблюдением порядка документооборота:
- 6.1. Контроль за соблюдением порядка документооборота возлагается на [должность, Ф.И.О.].
- 6.2. Периодически проводить проверки и аудиты документооборота для оценки эффективности и выявления возможных нарушений.
- Обязанности сотрудников:
- 7.1. Все сотрудники обязаны соблюдать установленные требования по документообороту, своевременно оформлять и передавать документы.
- 7.2. Ответственные лица обязаны регулярно проводить инструктаж сотрудников по вопросам документооборота.
- Заключительные положения:
- 8.1. Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания.
- 8.2. Все предыдущие приказы и указания по вопросам документооборота, противоречащие настоящему приказу, считаются утратившими силу.
[Ф.И.О.]
[Подпись]
[М.П.]
Этот образец приказа можно адаптировать под специфику вашей организации и требования законодательства.
