Как сформировать приказ организации о документообороте в организации образец
Приказ № [номер]
О введении документооборота в организации
Дата: [дата]
Место: [город]
В связи с необходимостью упорядочивания документооборота в организации и улучшением качества работы с документами, приказываю:
- Утвердить порядок документооборота, изложенный в приложении № 1 к настоящему приказу.
1.1. Включить в данный порядок все процессы, связанные с созданием, регистрацией, хранением, передачей и уничтожением документов.
- Назначить ответственным за организацию и контроль за соблюдением установленного порядка документооборота заместителя директора по административным вопросам [Ф.И.О.].
2.1. [Ф.И.О.] несет ответственность за разработку и внедрение регламентов и инструкций по документообороту.
2.2. [Ф.И.О.] должен проводить регулярные проверки соблюдения установленного порядка и в случае необходимости вносить предложения по его улучшению.
- Определить, что все структурные подразделения обязаны следовать установленным регламентам и инструкциям.
3.1. Каждый руководитель структурного подразделения должен обеспечить ознакомление своих сотрудников с требованиями документооборота и контролировать их выполнение.
3.2. Все документы, созданные и полученные в процессе работы, должны быть зарегистрированы в установленном порядке.
- Установить следующие сроки для обработки документов: 4.1. Входящие документы должны быть зарегистрированы и направлены на исполнение в течение одного рабочего дня с момента поступления.
4.2. Исполнение документов должно быть завершено в сроки, указанные в регламентах и инструкциях, но не позднее установленного срока.
- Порядок хранения документов: 5.1. Документы должны храниться в соответствии с установленными сроками хранения и в местах, указанных в регламентах.
5.2. Ответственные лица за хранение документов обязаны обеспечивать их сохранность и доступность для пользователей в рабочие часы.
- Порядок уничтожения документов: 6.1. Документы, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению в установленном порядке, согласованном с [название органа/должностного лица, ответственного за архивное хранение].
6.2. Уничтожение документов должно осуществляться в присутствии комиссии, назначенной приказом.
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [Ф.И.О. должностного лица].
7.1. Контроль должен включать проведение регулярных проверок, анализ состояния документооборота и представление отчетов о выполнении.
- Настоящий приказ вступает в силу с [дата].
8.1. Все предыдущие приказы и регламенты, противоречащие настоящему приказу, признаются утратившими силу.
Директор организации: [Ф.И.О.]
Подпись: ___________
М.П.
Приложение № 1: Порядок документооборота
Копия приказа направляется:
- Заместителю директора по административным вопросам [Ф.И.О.].
- Руководителям структурных подразделений.
- [Другие ответственные лица, если необходимо].
