Как написать приказ об упорядочении документооборота образец
Приказ об упорядочении документооборота — это важный внутренний документ, который помогает организовать и структурировать работу с документами в организации. Вот образец такого приказа с подробным описанием:
Приказ
О порядке упорядочения документооборота
г. [Название города] «[Дата]»
Приказ № [номер приказа]
О порядке упорядочения документооборота
В связи с необходимостью улучшения организации документооборота в [название организации], а также в целях повышения эффективности обработки документов, хранения и их обеспечения доступности для пользователей, приказываю:
- Определить порядок обработки и хранения документов:
1.1. Установить, что все входящие документы (включая почту, факсы и электронные сообщения) подлежат регистрации в журнале входящей корреспонденции в течение [количество часов/дней] с момента получения.
1.2. Входящие документы должны быть переданы на рассмотрение ответственным сотрудникам в течение [количество часов/дней] после регистрации.
1.3. Исходящие документы должны быть зарегистрированы в журнале исходящей корреспонденции и переданы на подпись ответственному лицу в течение [количество часов/дней] после подготовки.
- Назначить ответственных за ведение документооборота:
2.1. Назначить [ФИО] на должность ответственного за организацию и координацию документооборота в [отдел/подразделение/вся организация].
2.2. Ответственному лицу обеспечить обучение сотрудников по вопросам ведения документооборота и контроля за соблюдением установленных процедур.
- Организовать систему хранения и архивации документов:
3.1. Установить, что все документы должны храниться в течение установленного срока в соответствии с [внутренний регламент/положение/законы].
3.2. Архивирование документов должно осуществляться в специализированном архивном помещении, оборудованном для хранения документов, а также в электронном виде (если применимо).
3.3. Определить сроки уничтожения устаревших документов в соответствии с [внутренний регламент/положение/законы].
- Установить порядок контроля и ревизии документооборота:
4.1. Проведение регулярных проверок и ревизий документооборота для обеспечения соблюдения установленных процедур и стандартов.
4.2. Ответственным за проведение проверок назначить [ФИО] и установить периодичность проверок: не реже одного раза в [период времени].
- Внедрить меры по улучшению документооборота:
5.1. Обеспечить использование автоматизированных систем документооборота, если это возможно и целесообразно.
5.2. Организовать регулярные тренинги и семинары для сотрудников по вопросам эффективного управления документами.
- Контроль за выполнением приказа возложить на:
6.1. [ФИО] – [должность], который обязан следить за реализацией мероприятий по упорядочению документооборота.
- Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания.
[ФИО]
[Подпись]
[М.П.]
Этот образец можно адаптировать под конкретные потребности и особенности вашей организации, изменяя пункты и добавляя дополнительные детали по мере необходимости.