Как написать приказ о хранении трудовых книжек образец
ООО «Название компании»
Приказ
№ ___
о порядке хранения трудовых книжек
г. [Город]
[Дата]
В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и в целях обеспечения надлежащего хранения трудовых книжек работников, приказываю:
- Определить ответственных лиц: 1.1. [ФИО ответственного лица, должность] назначается ответственным за организацию хранения трудовых книжек. 1.2. [ФИО второго ответственного лица, должность] назначается ответственным за учет и выдачу трудовых книжек.
- Организовать место хранения: 2.1. Хранение трудовых книжек должно производиться в специальном закрытом помещении или сейфе, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа, потерь и порчи. 2.2. Место хранения трудовых книжек должно быть оборудовано системой учета и контроля доступа.
- Установить порядок хранения: 3.1. Трудовые книжки должны храниться в систематизированном виде, в соответствии с алфавитным или другим удобным для учета принципом. 3.2. Ведение учета трудовых книжек осуществляется в специальном журнале или электронном регистре, где фиксируются даты получения и выдачи трудовых книжек, а также имена работников, принявших и вернувших книжки.
- Организовать регулярную проверку: 4.1. Ответственные лица обязаны проводить регулярные проверки наличия и состояния трудовых книжек не реже одного раза в квартал. 4.2. По итогам проверок составляются акты, в которых фиксируются выявленные нарушения (если таковые имеются) и предпринимаемые меры по их устранению.
- Обеспечить защиту трудовых книжек: 5.1. При выдаче трудовых книжек работникам необходимо зафиксировать факт выдачи под роспись в журнале учета. 5.2. При возврате трудовой книжки работником необходимо также зафиксировать факт возврата в журнале учета. 5.3. В случае потери или порчи трудовой книжки работник обязан незамедлительно уведомить об этом администрацию и предпринять все необходимые меры для ее восстановления.
- Обеспечить обучение сотрудников: 6.1. Ответственные за хранение трудовых книжек лица должны пройти специальное обучение по вопросам ведения документации и хранения трудовых книжек.
- Контроль за выполнением приказа: 7.1. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на [ФИО должность, ответственный за контроль].
Директор
[ФИО]
[Подпись]
М.П.
Этот образец может быть изменен в зависимости от особенностей вашей организации и актуальных законодательных требований.