Как написать приказ о хранении договоров в организации образец
Приказ о хранении договоров в организации
ООО «Название вашей организации»Адрес: [адрес вашей организации]
ИНН: [ИНН вашей организации]
Приказ № [номер приказа]
о хранении договоров в организации
Дата: [дата издания приказа]
В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, внутренними регламентами и в целях упорядочивания работы с документами, в том числе договорами, приказываю:
- Установить порядок хранения договоров: 1.1. Все договоры, заключенные организацией, должны храниться в соответствующих архивных зонах. 1.2. Для хранения договоров выделяется отдельное помещение, оснащенное необходимыми средствами безопасности. 1.3. Договоры должны храниться в виде оригиналов, а также в электронных версиях, если это предусмотрено условиями договоров и внутренними регламентами организации.
- Определить ответственных лиц за хранение договоров: 2.1. Ответственным за организацию хранения договоров назначается [ФИО, должность]. 2.2. Ответственный за обеспечение сохранности договоров, правильность их учета и систематизацию назначается [ФИО, должность]. 2.3. В случае отсутствия ответственного лица на месте, его обязанности временно исполняет [ФИО, должность].
- Порядок учета и контроля за договорами: 3.1. Все договоры должны быть зарегистрированы в журнале учета договоров. Журнал ведется в бумажном и электронном виде. 3.2. В журнале указывается: - Номер договора; - Дата заключения договора; - Стороны договора; - Срок хранения; - Местонахождение документа; - Ответственное лицо. 3.3. Контроль за соблюдением сроков хранения договоров и их своевременной передачей в архив осуществляет [ФИО, должность].
- Сроки хранения договоров: 4.1. Договоры хранятся в течение [определенного срока, например, 5 лет] после окончания срока их действия или до завершения всех связанных с ними обязательств. 4.2. После истечения срока хранения договоры подлежат уничтожению согласно действующему законодательству и внутренним регламентам организации.
- Права и обязанности работников: 5.1. Работники, ответственные за хранение и учет договоров, обязаны: - Соблюдать порядок хранения и учета договоров; - Своевременно обновлять информацию в журнале учета; - Обеспечивать доступ к документам только уполномоченным лицам; - Периодически проверять состояние документов и их соответствие установленным требованиям.
- Ответственность за нарушение порядка хранения договоров: 6.1. Лица, допустившие нарушения порядка хранения и учета договоров, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами организации.
- Контроль за выполнением приказа: 7.1. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на [ФИО, должность].
Генеральный директор:
[ФИО, подпись]
Главный бухгалтер:
[ФИО, подпись]
С приказом ознакомлены:
[ФИО, должность, подпись]
Этот образец можно адаптировать в зависимости от специфики вашей организации и требований законодательства.
