Как оформить приказ о порядке и условиях хранения проектной документации образец
Приказ
№ [Номер приказа]
Дата: [Дата издания приказа]
О порядке и условиях хранения проектной документации
В соответствии с требованиями действующего законодательства, внутренними нормативными актами и с целью обеспечения надежного хранения проектной документации, соблюдения конфиденциальности и упрощения доступа к документам, приказываю:
- Назначение ответственных лиц: 1.1. Утвердить [ФИО должности ответственного лица] ответственным за организацию хранения проектной документации. 1.2. Утвердить [ФИО должности ответственного лица] ответственным за техническое обслуживание и контроль за состоянием хранилища проектной документации.
- Порядок хранения проектной документации: 2.1. Проектная документация должна храниться в специально отведенных помещениях, которые обеспечивают соответствующий уровень защиты и безопасности. 2.2. Все документы должны быть упакованы в соответствии с установленными требованиями для предотвращения их порчи и утраты. 2.3. Документы следует размещать в архивах в соответствии с установленной нумерацией и категоризацией. 2.4. Хранение проектной документации должно осуществляться в помещениях, обеспечивающих контроль температуры и влажности для предотвращения их разрушения.
- Условия доступа к проектной документации: 3.1. Доступ к проектной документации разрешен только уполномоченным сотрудникам, прошедшим соответствующее обучение и подписавшим соглашение о неразглашении. 3.2. Для получения доступа к документации необходимо предъявить служебное удостоверение и письменное разрешение от ответственного лица. 3.3. При выдаче документации необходимо оформлять соответствующие регистрационные формы, указывая дату и время выдачи, ФИО получателя и цель использования документа.
- Порядок учёта проектной документации: 4.1. Вести учёт проектной документации в журнале учёта, где фиксируются все входящие и исходящие документы, а также их местонахождение. 4.2. Установить контрольные процедуры для регулярного пересмотра и актуализации учётных данных, а также проведения инвентаризаций.
- Уничтожение проектной документации: 5.1. Проектная документация подлежит уничтожению по истечении установленного срока хранения в соответствии с внутренними регламентами и действующими нормативами. 5.2. Уничтожение документов должно производиться в присутствии ответственных лиц и оформляться актом утилизации.
- Ответственность за соблюдение приказа: 6.1. Ответственные лица обязаны обеспечить исполнение требований данного приказа и регулярно проверять соблюдение установленных правил. 6.2. В случае нарушения требований данного приказа виновные лица будут привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативами.
- Контроль за выполнением приказа: 7.1. Контроль за выполнением данного приказа возлагается на [ФИО должности проверяющего лица].
[ФИО]
[Подпись]
Пожалуйста, адаптируйте образец в соответствии с конкретными потребностями вашей организации.