Как написать приказ о документообороте в организации образец
Приказ № [номер приказа]
о документообороте в организации
Дата: [дата]
Место составления: [город]
Приказчик: [ФИО приказчика], [должность]
В связи с необходимостью упорядочивания документооборота и обеспечения надлежащего контроля за движением документов в организации, в целях повышения эффективности работы и соблюдения требований законодательства,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить порядок документооборота в организации следующим образом:
1.1. Введение и регистрация документов:
- Все входящие и исходящие документы подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации документов.
- Журнал регистрации документов должен содержать следующие данные: номер входящего/исходящего документа, дата регистрации, краткое содержание, регистрационный номер, инициалы ответственного исполнителя.
- Документы должны храниться в соответствии с установленными сроками хранения в архиве.
- Архив должен быть оборудован для безопасного хранения документов, обеспечивая защиту от несанкционированного доступа и внешних воздействий.
- Все документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательства и внутренними стандартами организации.
- Документы, требующие подписи, должны быть подписаны уполномоченными лицами в установленные сроки.
- Документы должны передаваться между подразделениями и сотрудниками по служебным запискам или сопроводительным письмам с обязательной отметкой о получении.
- Документы, требующие срочного исполнения, должны передаваться в соответствии с установленными правилами, с указанием сроков исполнения и ответственных лиц.
- Руководители подразделений несут ответственность за организацию документооборота в своих подразделениях.
- Периодически проводить проверки и аудит документооборота для выявления нарушений и совершенствования процесса.
2.1. Контроль за выполнением данного приказа возложить на [ФИО должностного лица], [должность].
2.2. Ответственность за оформление, регистрацию, хранение и движение документов несут все сотрудники организации в рамках своих должностных обязанностей.
3. Настоящий приказ вступает в силу с момента его подписания.
4. Контроль за выполнением приказа возлагается на [ФИО должностного лица], [должность].
5. Приказ довести до сведения всех сотрудников организации.
[Подпись]
[ФИО приказчика]
[Должность]
С приказом ознакомлены:
- [ФИО сотрудника] — [должность]
- [ФИО сотрудника] — [должность]