Как составить, правильную образец докладной записки?
Докладная записка — это служебный документ, предназначенный для передачи информации, обращения, предложений и решений в письменной форме. Она используется в различных организациях для различных целей: от отчетов о проделанной работе до запросов на дополнительные ресурсы. Ниже представлен образец докладной записки с подробным описанием ее структуры и содержания.
Докладная записка
От кого: [Ф.И.О. полностью, должность, подразделение]
Кому: [Ф.И.О. полностью, должность, подразделение]
Дата: [дд.мм.гггг]
Тема: [Краткое описание темы докладной записки]
1. Введение
В этом разделе необходимо кратко изложить суть вопроса или проблемы, о которой идет речь. Здесь можно указать, почему данный вопрос является актуальным и важным для решения.
Пример:
В связи с увеличением числа обращений клиентов по вопросам обслуживания, возникла необходимость провести анализ текущего состояния работы отдела поддержки клиентов.
2. Основная часть
Этот раздел включает в себя подробное описание ситуации, проблем, предложений или результатов работы. Структурируйте информацию логически и по пунктам, если это необходимо. Используйте таблицы, графики или схемы для наглядности.
Пример:
2.1. Анализ текущего состояния:
- Количество обращений за последний квартал увеличилось на 30%.
- Время обработки запросов составило в среднем 48 часов.
- Недостаточное количество сотрудников отдела поддержки.
- Нехватка актуальной информации в базе данных для ответов на распространенные вопросы.
- Увеличение штата сотрудников на 2-3 человека.
- Проведение обучения для сотрудников с целью повышения их квалификации.
- Обновление и дополнение базы данных по наиболее частым вопросам.
В заключении подведите итог своим выводам и предложениям. Укажите, какие действия вы рекомендуете предпринять и в какой срок.
Пример:
Учитывая вышеизложенное, предлагаю рассмотреть возможность увеличения штата сотрудников и проведения обучения в течение следующего месяца. Это позволит значительно улучшить качество обслуживания клиентов и сократить время ожидания ответов на запросы.
4. Приложения (если необходимо)
Здесь можно указать дополнительные материалы, которые могут помочь лучше понять изложенную информацию (отчеты, таблицы, графики и т. д.).
Подпись:
[Ф.И.О. полностью]
[Должность]
[Контактная информация]
Рекомендации по оформлению:
- Шрифт и размер: Используйте стандартный шрифт (например, Times New Roman) размером 12-14.
- Межстрочный интервал: Один или полуторный.
- Отступы: Все поля должны быть стандартными (обычно 2-3 см).
- Нумерация страниц: Если документ состоит из нескольких страниц, пронумеруйте их.
- Дата: Указывайте дату написания документа и, при необходимости, дату рассмотрения.
