Как создать, правильно оформленный авансовый отчет образец?
Авансовый отчет — это документ, который подтверждает использование аванса для определенных расходов. Он используется для отчетности по деньгам, которые были выданы работнику на покрытие служебных расходов. Ниже приведен образец авансового отчета с описанием его основных элементов и правил оформления.
Образец авансового отчета
1. Заголовок
В верхней части документа указывается название документа: "Авансовый отчет".2. Дата составления отчета
Укажите дату, когда составляется отчет.3. Реквизиты организации
- Наименование организации.
- Адрес организации.
- ИНН и ОГРН (если требуется).
4. Данные о работнике
- Фамилия, имя, отчество (полностью).
- Должность.
- Подразделение (если есть).
5. Сумма полученного аванса
- Сумма аванса, выданного работнику (в цифрах и прописью).
6. Цели получения аванса
- Краткое описание цели получения аванса (например, командировка, закупка материалов и т.д.).
7. Расходы по авансовому отчету
Таблица, в которой указываются все расходы, произведенные работником. Она должна содержать следующие столбцы:- Дата: дата совершения расхода.
- Статья расходов: краткое описание расходов (например, транспорт, проживание, питание и т.д.).
- Сумма: сумма расходов (в цифрах и прописью).
- Документ, подтверждающий расходы: ссылка на документы (чек, квитанция), подтверждающие расходы (номер документа, дата).
| Дата | Статья расходов | Сумма (руб.) | Документ |
|---|---|---|---|
| 01.10.2024 | Проезд | 2000 | Чек №123 от 01.10.2024 |
| 02.10.2024 | Проживание | 5000 | Квитанция №456 от 02.10.2024 |
| 02.10.2024 | Питание | 1500 | Чек №789 от 02.10.2024 |
8. Итого
В конце таблицы указывается общая сумма расходов. Также нужно указать остаток (если он есть).- Итого: сумма всех расходов (в цифрах и прописью).
- Остаток: если сумма аванса больше, чем расходы, укажите остаток (в цифрах и прописью).
9. Подписи
Внизу документа должны быть:- Подпись работника, составившего отчет.
- Подпись руководителя (или уполномоченного лица).
- Подпись бухгалтера (если требуется).
Пример полного авансового отчета
Авансовый отчетДата: 05.10.2024
Наименование организации: ООО "Рога и Копыта"
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 1
ИНН: 1234567890
ОГРН: 1234567890123
ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Сумма полученного аванса: 8500 (восемь тысяч пятьсот) рублей
Цель получения аванса: Командировка в г. Санкт-Петербург
| Дата | Статья расходов | Сумма (руб.) | Документ |
|---|---|---|---|
| 01.10.2024 | Проезд | 2000 | Чек №123 от 01.10.2024 |
| 02.10.2024 | Проживание | 5000 | Квитанция №456 от 02.10.2024 |
| 02.10.2024 | Питание | 1500 | Чек №789 от 02.10.2024 |
Остаток: 0 (ноль) рублей
Подписи:
___________________ /Иванов И.И./
___________________ /Петров П.П./
___________________ /Сидоров С.С./
Общие рекомендации по оформлению
- Четкость и аккуратность: Отчет должен быть оформлен аккуратно, без помарок и исправлений.
- Сохранение документов: Все подтверждающие документы (чеки, квитанции) должны прикрепляться к отчету.
- Соблюдение сроков: Отчет должен быть подан в бухгалтерию в установленный срок, обычно не позднее трех дней после завершения командировки или использования аванса.
