Как написать, правила написания служебной записки образец?
Служебная записка — это официальный документ, который используется в организациях для передачи информации, запросов, предложений или отчетов. Она должна быть написана четко и профессионально. Вот подробные правила написания служебной записки и пример ее оформления.
Правила написания служебной записки
- Шапка записки:
- Наименование организации: Полное название организации в верхнем левом углу.
- Дата: Указывается дата составления записки. Формат даты может варьироваться, но обычно это день, месяц, год (например, "7 сентября 2024 года").
- Номер документа: Если в вашей организации принято присваивать номера служебным запискам, укажите номер записки (если это требуется).
- Получатель: Фамилия, имя, отчество, должность и название подразделения лица, которому адресована записка. Указывается в верхней части после даты.
- Отправитель: Фамилия, имя, отчество, должность и название подразделения отправителя записки.
- Тема записи:
- Обычно формулируется как заголовок и располагается ниже шапки. Тема должна четко отражать суть записки. Например: "О предоставлении дополнительных выходных".
- Основной текст:
- Введение: Начните с краткого введения, где укажите причину написания записки. Например, "В связи с предстоящей командировкой прошу..."
- Основная часть: Изложите суть вопроса, предложения или запроса. Будьте конкретными и краткими. Приведите все необходимые детали, которые помогут получить четкое понимание.
- Заключение: Укажите, что вы ожидаете от получателя (например, действия, ответ, утверждение). Также можно добавить информацию о сроках или способах связи.
- Подпись:
- Подпишите записку, указав свое полное имя, должность и при необходимости поставьте печать (если это принято в вашей организации).
- Приложения:
- Если к записке прилагаются документы, укажите это в конце основного текста. Например: "Приложения: копия отчета, список сотрудников."
Пример служебной записки
ООО "Примерная компания"
7 сентября 2024 года
№ 35
Кому:
Иванову И.И.,
Директору отдела маркетинга
От кого:
Петрову П.П.,
Менеджеру по продажам
Тема: О предоставлении дополнительных выходных
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с необходимостью проведения личных дел прошу предоставить мне дополнительные выходные дни с 15 по 17 сентября 2024 года включительно.
В случае необходимости могу предоставить соответствующие документы, подтверждающие важность данной просьбы. Уверяю вас, что все текущие задачи будут завершены до указанного срока, и я заблаговременно передам свои обязанности коллегам.
Прошу рассмотреть мою просьбу и сообщить о принятом решении в кратчайшие сроки.
С уважением,
Петров П.П.,
Менеджер по продажам
Служебная записка должна быть написана в деловом стиле, без излишних деталей и эмоциональных выражений. Важно, чтобы текст был ясным и содержательным, чтобы получатель мог легко понять суть обращения.