Как оформить порядок согласования приказа образец
В согласовании приказов важен четкий порядок действий, чтобы обеспечить правильность документа и соблюдение всех необходимых процедур. Вот подробный образец порядка согласования приказа:
1. Подготовка проекта приказа
- Инициатор подготовки: Определите лицо или подразделение, которое отвечает за подготовку проекта приказа.
- Сбор данных: Соберите все необходимые материалы и информацию для подготовки проекта приказа.
- Разработка текста: Сформулируйте текст приказа, включив все требуемые реквизиты (наименование организации, номер приказа, дата, наименование должности и ФИО подписанта, содержание приказа, иные необходимые пункты).
2. Согласование проекта приказа
- Предварительное согласование:
- Отправьте проект приказа на предварительное согласование лицам или подразделениям, чьи интересы затрагиваются или которые должны дать профессиональные комментарии.
- Например, это могут быть юридический отдел, финансовый отдел, кадровая служба, иные заинтересованные лица.
- Получение отзывов:
- Соберите отзывы и предложения по проекту приказа.
- Внесите изменения в проект на основании полученных замечаний, если это необходимо.
- Окончательное согласование:
- Утвердите проект приказа у непосредственного руководителя или лица, имеющего полномочия на утверждение таких документов.
- В некоторых организациях может потребоваться дополнительное согласование у высшего руководства или специализированной комиссии.
3. Подготовка к подписанию
- Проверка корректности:
- Проверьте окончательный вариант приказа на соответствие внутренним стандартам и требованиям законодательства.
- Убедитесь, что все необходимые подписи и согласования были получены.
- Подготовка к подписанию:
- Подготовьте приказ для подписания: распечатайте его в установленном формате и передайте документ на подпись ответственному лицу.
4. Подписание приказа
- Подпись:
- Подписывающий должен проверить документ на соответствие и правильность заполнения перед ставкой своей подписи.
- Убедитесь, что подпись выполнена в установленных местах и документ скреплен печатью, если это предусмотрено.
- Регистрация:
- Зарегистрируйте приказ в журнале учета приказов или в иной системе, принятой в организации для учета официальных документов.
5. Распространение и исполнение
- Рассылка:
- Разошлите копии приказа всем заинтересованным лицам и подразделениям для исполнения. Это может включать сотрудников, которые непосредственно вовлечены в выполнение указаний приказа.
- Контроль исполнения:
- Установите контроль за выполнением приказа, если это предусмотрено. Назначьте ответственного за исполнение и установите сроки выполнения.
6. Архивирование
- Хранение:
- Поместите оригинал подписанного приказа в архив или в другое предусмотренное для хранения место.
- Обеспечьте сохранность документа и доступ к нему в случае необходимости.
- Оформление:
- При необходимости подготовьте электронные копии приказа и внесите их в электронный архив или систему документооборота.
