Как составить, пояснительная записка образец заполнения?
Пояснительная записка — это официальный документ, который объясняет причины, цели и детали какого-либо действия или проекта. Он может быть написан для различных целей: например, для объяснения отклонений от плана, изменений в проекте или результатов работы. Вот образец заполнения пояснительной записки:
Пояснительная записка
К документу: [Название документа, к которому относится пояснительная записка]
Дата: [Дата составления пояснительной записки]
Место составления: [Место, где составлена пояснительная записка]
От: [ФИО, должность и подразделение лица, составляющего пояснительную записку]
Для: [ФИО, должность и подразделение лица, к которому адресована пояснительная записка]
Тема: [Краткое наименование темы пояснительной записки]
Цель:
Укажите цель составления пояснительной записки. Например: "Цель данной пояснительной записки — объяснить причины отклонений от установленного графика выполнения проекта и предложить возможные пути решения проблемы."
Содержание:
- Общее описание ситуации
Опишите ситуацию, которая требует пояснительной записки. Например: "В процессе выполнения проекта по модернизации информационной системы возникли непредвиденные задержки, связанные с поставкой оборудования."
- Причины возникновения проблемы
Объясните причины, приведшие к текущей ситуации. Например: "Основной причиной задержек является несвоевременная доставка серверного оборудования со стороны поставщика. Дополнительно, выявились проблемы с совместимостью нового оборудования с существующими системами."
- Оценка последствий
Оцените, какие последствия возникли или могут возникнуть из-за возникших проблем. Например: "Задержка в поставке оборудования привела к замедлению этапа тестирования системы, что может повлиять на общие сроки завершения проекта и увеличить затраты."
- Принятые меры
Опишите меры, которые были или будут предприняты для устранения проблемы. Например: "В целях минимизации последствий задержек проведены переговоры с поставщиком для ускорения поставки оборудования. Также разработан план по параллельному выполнению тестирования, чтобы компенсировать время, потерянное на задержку."
- Рекомендации и предложения
Представьте рекомендации по решению проблемы или улучшению ситуации. Например: "Рекомендуется пересмотреть сроки выполнения проекта с учетом задержек и внести необходимые коррективы в график. Также предложено провести дополнительное обучение для сотрудников, чтобы ускорить процесс адаптации нового оборудования."
- Заключение
Подведите итоги пояснительной записки и отметьте, какие шаги будут предприняты дальше. Например: "В заключение сообщаем, что предпринятые меры помогут минимизировать негативные последствия текущих задержек. В ближайшее время будет представлена обновленная версия графика выполнения проекта."
[Подпись составителя пояснительной записки]
Ф.И.О. составителя:
[Фамилия, имя, отчество составителя]
Должность:
[Должность составителя]
Образец пояснительной записки может быть адаптирован в зависимости от специфики ситуации и требований организации. Важно, чтобы документ был четким, логичным и содержал все необходимые детали для понимания и принятия решений.
