Как оформить, пояснительная записка к паспорту архива образец?
Пояснительная записка к паспорту архива
1. ВведениеВ данной пояснительной записке представлено краткое описание структуры, содержания и назначения паспорта архива, а также основные принципы его заполнения и применения.
2. Определение паспорта архива
Паспорт архива — это документ, который содержит сведения о составе, структуре, состоянии и управлении архивными фондами. Он служит для упрощения учета, хранения и использования архивных документов, а также для контроля за их сохранностью.
3. Структура паспорта архива
Паспорт архива состоит из нескольких основных разделов:
- Общие сведения: содержит информацию о наименовании архива, его местонахождении, контактных данных и ответственных лицах.
- Историческая справка: описывает историю создания архива, его развитие, а также изменения в структуре и составе фондов.
- Состав и структура архивных фондов: содержит данные о фондах, их классификации, количестве единиц хранения и характере документов.
- Условия хранения: описывает условия, при которых хранятся документы, включая температуру, влажность, системы контроля и обеспечения сохранности.
- Инвентаризация и учёт: данные о проведении инвентаризации, учётных регистрах, а также методах учёта и контроля за документами.
- Использование архивных документов: правила и процедуры предоставления документов пользователям, порядок доступа к архивным материалам.
Заполнение паспорта архива требует внимательного подхода к каждому разделу. Рекомендуется следовать следующей инструкции:
- Общие сведения:
- Укажите полное наименование архива.
- Укажите его юридический адрес и контактные данные.
- Назначьте ответственных лиц, отвечающих за ведение и обновление паспорта архива.
- Историческая справка:
- Опишите дату основания архива, ключевые моменты его истории, включая реорганизации и изменения в структуре.
- Укажите источники информации, использованные для составления исторической справки.
- Состав и структура архивных фондов:
- Перечислите основные архивные фонды, их наименования и краткое описание.
- Укажите количество единиц хранения, их формат (бумажный, электронный и др.).
- Определите тип документации в каждом фонде (например, делопроизводственные документы, переписка и т.д.).
- Условия хранения:
- Опишите условия хранения: температура, влажность, освещение.
- Укажите используемое оборудование для контроля и поддержания этих условий.
- Упомяните меры по обеспечению безопасности документов (например, система сигнализации, защита от пожара).
- Инвентаризация и учёт:
- Опишите методы инвентаризации, используемые для учёта документов.
- Укажите, какие учётные регистры и базы данных используются.
- Определите частоту инвентаризации и проверки состояния фондов.
- Использование архивных документов:
- Опишите правила доступа к документам, процедуру запросов.
- Укажите, какие категории пользователей имеют право на доступ к документам и при каких условиях.
- Опишите процесс предоставления документов и порядок их возврата.
Паспорт архива является важным инструментом для эффективного управления архивными фондами. Правильное заполнение и своевременное обновление паспорта способствует улучшению организации хранения и использования документов, а также повышению уровня их сохранности.
6. Приложения
К пояснительной записке могут быть приложены дополнительные документы, такие как схемы архивного хранилища, примеры учётных форм, а также копии инструкций и регламентов, относящихся к управлению архивом.
Пояснительная записка составлена в соответствии с установленными нормами и требованиями по ведению архивного дела и является неотъемлемой частью паспорта архива.