Как сформировать, пояснительная записка к документам образец?
Пояснительная записка – это документ, который разъясняет суть представленных документов, их цель, содержание и причину подачи. Она часто используется в различных организациях и учреждениях для уточнения информации и предоставления контекста. Ниже представлен образец пояснительной записки:
Пояснительная записка
Дата: [Укажите дату]
От кого: [ФИО, должность, отдел]
Кому: [ФИО, должность, отдел]
Тема: Пояснение по представленных документам
В связи с: [Укажите причину, по которой составлена пояснительная записка, например, необходимостью предоставления дополнительных сведений, разъяснением информации и т.д.]
1. Цель предоставленных документов
В данном разделе необходимо описать основную цель документов, которые прилагаются. Укажите, для чего именно они предоставляются, какой вопрос или проблему они решают. Например:
«Настоящим письмом направляю вам комплект документов, предназначенных для рассмотрения и утверждения в связи с предстоящей аудиторской проверкой. Документы включают в себя отчеты по финансовым результатам, акты инвентаризации, а также пояснительные записки к ним.»
2. Содержание документов
В этом разделе подробно опишите содержание каждого документа, что в нем представлено, основные пункты и данные. Например:
«Документ 1 – Отчет по финансовым результатам за 1 полугодие 2024 года. В отчете отражены данные о доходах и расходах предприятия, а также основные финансовые показатели.
Документ 2 – Акт инвентаризации на 01.08.2024. В акте зафиксированы результаты инвентаризации материальных ценностей, а также указаны выявленные расхождения.
Документ 3 – Пояснительная записка к отчету по финансовым результатам. В пояснительной записке представлены разъяснения по основным статьям доходов и расходов, а также комментарии по изменениям по сравнению с предыдущим отчетным периодом.»
3. Обоснование необходимости представления документов
Укажите, почему именно эти документы необходимы, какие вопросы они решают, какие требования выполняются. Например:
«Документы предоставляются в целях выполнения требований внутреннего контроля и обеспечения прозрачности финансовых операций предприятия. Они необходимы для корректного проведения аудиторской проверки и подготовки отчетности для внешних пользователей.»
4. Дополнительные пояснения
В этом разделе можно указать любую дополнительную информацию, которая может помочь в понимании и анализе представленных документов. Например:
«Отметим, что данные по финансовым результатам за 1 полугодие 2024 года включают в себя корректировки, произведенные в соответствии с последними изменениями в учетной политике предприятия. Более подробная информация по данным корректировкам содержится в приложении 3.»
5. Заключение
В завершение пояснительной записки укажите контактные данные для дополнительных вопросов и уточнений. Например:
«В случае возникновения дополнительных вопросов или необходимости получения разъяснений по представленным документам, прошу обращаться по телефону [номер телефона] или по электронной почте [адрес электронной почты].»
Подпись:
[ФИО, должность]
[Подпись]
Этот образец пояснительной записки может быть адаптирован в зависимости от конкретной ситуации и требований организации.