Как составить, оформление докладной записки образец по госту?
Докладная записка — это служебный документ, который используется для информирования руководства о каком-либо вопросе, а также для предложения решений. Оформление докладной записки должно соответствовать установленным требованиям. В России действуют ГОСТы, регламентирующие формат документов. Ниже представлен образец оформления докладной записки по ГОСТу.
Образец оформления докладной записки
(Организация)(Наименование учреждения или организации)
(Адрес организации)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
От: (ФИО отправителя, должность)
Кому: (ФИО получателя, должность)
Дата: «_» __________ 20 г.
Номер: (номер документа)
Тема: (Краткое содержание вопроса)
Вводная частьВ первой части докладной записки необходимо изложить суть проблемы или вопроса, по которому подается докладная. Укажите, какая ситуация сложилась, и почему она требует внимания руководства.
Пример:
«В связи с увеличением числа обращений от сотрудников по поводу неэффективного использования рабочего времени, возникла необходимость провести анализ и разработать рекомендации по оптимизации рабочего процесса.»
Основная часть
Здесь следует детализировать представляемую информацию. Можно использовать списки или таблицы для структурирования данных. Указывайте факты, цифры, примеры, ссылки на документы и исследования, если это необходимо.
Пример:
- Причины обращения сотрудников:
- Непонятные внутренние регламенты.
- Нехватка информации о задачах.
- Неэффективное распределение обязанностей.
- Предлагаемые меры:
- Провести собрание с сотрудниками для выяснения проблем.
- Разработать новый регламент по распределению задач.
- Внедрить систему отслеживания выполнения задач.
В заключении подведите итог и сформулируйте рекомендации или предложения по решению изложенной проблемы. Также можно указать срок, в течение которого предлагаемые меры должны быть реализованы.
Пример:
«Рекомендуем провести внутренний анализ до «_» __________ 20 г. и подготовить отчет с предложениями по улучшению рабочего процесса.»
Подпись
(Подпись отправителя)
(ФИО отправителя, должность)
(Контактные данные)
Общие требования к оформлению
- Шрифт: Основной шрифт — Times New Roman, размер 12. Можно использовать другие шрифты, но они должны быть читаемыми.
- Интервал: Одинарный или полуторный интервал.
- Выравнивание: Текст выравнивается по ширине, заголовки — по центру.
- Поля: Слева — 3 см, справа — 1,5 см, сверху и снизу — по 2 см.
- Нумерация страниц: Номера страниц располагаются в правом верхнем углу.
- Нумерация и регистрация: Каждая докладная записка должна быть зарегистрирована в журнале регистрации, где указывается номер и дата регистрации.
Пример заполненной докладной записки
ООО «Пример»г. Москва, ул. Примерная, д. 1
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
От: Иванова И.И., начальника отдела
Кому: Петрову П.П., директору
Дата: «11» октября 2024 г.
Номер: 01-123
Тема: Оптимизация рабочего процесса в отделе
Вводная частьВ связи с увеличением числа обращений от сотрудников по поводу неэффективного использования рабочего времени, возникла необходимость провести анализ и разработать рекомендации по оптимизации рабочего процесса.
Основная часть
- Причины обращения сотрудников:
- Непонятные внутренние регламенты.
- Нехватка информации о задачах.
- Неэффективное распределение обязанностей.
- Предлагаемые меры:
- Провести собрание с сотрудниками для выяснения проблем.
- Разработать новый регламент по распределению задач.
- Внедрить систему отслеживания выполнения задач.
Рекомендуем провести внутренний анализ до «25» октября 2024 г. и подготовить отчет с предложениями по улучшению рабочего процесса.
Подпись
(Подпись Ивановой И.И.)
Иванова И.И., начальник отдела
Тел.: (495) 123-45-67
Это пример оформления докладной записки по ГОСТу, который может быть адаптирован под конкретные нужды вашей организации.