Как оформить, образец журнала учета договоров образец?
Журнал учета договоров — это важный документ, который помогает организовать и систематизировать информацию о договорах, заключаемых организацией. Вот подробный образец журнала учета договоров, который можно использовать в практике.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ДОГОВОРОВ
1. Введение
Журнал учета договоров предназначен для систематического учета всех договоров, заключенных организацией. Он содержит основные данные о договорах и обеспечивает контроль за их исполнением.
2. Структура журнала
Каждая запись в журнале включает в себя следующие обязательные поля:
- Номер записи — уникальный номер для каждой записи в журнале.
- Дата заключения договора — дата, когда договор был подписан.
- Номер договора — уникальный номер, присвоенный договору.
- Стороны договора — полное наименование сторон, участвующих в договоре (например, наименование вашей компании и наименование контрагента).
- Предмет договора — краткое описание того, что именно предметом договора (например, поставка оборудования, выполнение работ, аренда помещений и т.д.).
- Срок действия договора — дата начала и окончания действия договора.
- Обязанности сторон — краткое описание основных обязанностей сторон по договору.
- Условия оплаты — информация о способах и сроках оплаты.
- Дата и номер акта выполненных работ (если применимо) — для договоров, связанных с выполнением работ или услуг.
- Статус исполнения — текущий статус договора (выполнен, в процессе, просрочен и т.д.).
- Дата проверки исполнения — дата последней проверки исполнения договора.
- Комментарии — дополнительная информация или замечания.
| № | Дата заключения договора | Номер договора | Стороны договора | Предмет договора | Срок действия договора | Обязанности сторон | Условия оплаты | Дата и номер акта выполненных работ | Статус исполнения | Дата проверки исполнения | Комментарии |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | Д-001/2024 | ООО «Ромашка» и ООО «Лютик» | Поставка офисной мебели | 01.09.2024 - 01.12.2024 | Поставка мебели в офис заказчика | 30 дней с момента подписания | Не применимо | В процессе | 01.10.2024 | Ожидаем подтверждение |
| 2 | 10.09.2024 | Д-002/2024 | ИП Иванов И.И. и ООО «Светлячок» | Аренда офиса на 6 месяцев | 10.09.2024 - 10.03.2025 | Аренда офиса, оплата аренды ежемесячно | 1 месяц вперед | Не применимо | В процессе | 01.10.2024 | Проверить оплату за сентябрь |
- Записи в журнале должны вноситься сразу после заключения договора.
- Каждую запись следует проверять на актуальность и полноту данных.
- Журнал следует хранить в течение всего срока действия договоров и еще 5 лет после их окончания.
- Для обеспечения конфиденциальности информация в журнале должна быть доступна только уполномоченным лицам.
Ведение журнала учета договоров поможет организовать рабочие процессы, избежать потерь и недоразумений, а также улучшить контроль за выполнением обязательств по договорам.
Этот образец журнала учета договоров можно адаптировать в зависимости от конкретных потребностей вашей организации.
