Как сформировать, образец составления докладной записки?
Докладная записка — это официальный документ, который используется для информирования руководства о какой-либо ситуации, предложении или результате расследования. Важно, чтобы докладная записка была четкой, логичной и содержала все необходимые детали.
Вот образец структуры докладной записки, который можно адаптировать под конкретные нужды.
Образец докладной записки
Шапка документа:- Наименование организации: [Название вашей организации]
- Дата: [Дата составления документа]
- Исходящий номер: [Номер документа, если требуется]
- Кому: [ФИО и должность получателя]
- От кого: [ФИО и должность отправителя]
- Тема: [Краткое содержание вопроса или темы]
Текст докладной записки:
1. Введение.
В этом разделе необходимо коротко изложить суть вопроса или проблемы, о которой идет речь. Например:
2. Основная часть.Уважаемый(ая) [ФИО получателя],
В связи с [опишите ситуацию или проблему, например: «возрастанием числа жалоб от сотрудников на условия труда»], считаю необходимым довести до вашего сведения следующее.
Здесь подробно излагаются факты и данные, относящиеся к теме докладной записки. Важно предоставлять информацию в логическом порядке. Рекомендуется использовать подзаголовки для удобства восприятия.
- 2.1. Описание проблемы.
Опишите, что именно произошло, когда это случилось, кто был вовлечен и какие последствия это имело. Например:
С [указать дату] в нашем отделе наблюдается [опишите явление, например: «необходимость увеличения рабочего времени без дополнительной оплаты»].
Это связано с [опишите причины, например: «увеличением объема работы»]. - 2.2. Анализ ситуации.
Здесь можно привести данные и факты, подтверждающие вашу позицию. Например:
По результатам опроса среди сотрудников, проведенного [указать дату], 70% работников отметили, что [указать ключевую информацию, например: «вынуждены оставаться на работе более 2 часов после окончания рабочего дня»]. - 2.3. Предложения по решению проблемы.
В этом разделе представьте возможные варианты решения описанной проблемы. Например:
В связи с вышеизложенным, предлагаю рассмотреть возможность:
- Введения гибкого графика работы;
- Предоставления дополнительных дней отдыха;
- Проведения анализа рабочих процессов для оптимизации рабочего времени.
Подводится итог всему вышеизложенному, подчеркивается необходимость решения вопроса. Например:
4. Приложения (при необходимости).Учитывая важность поднятых вопросов, прошу вас рассмотреть данную докладную записку и принять необходимые меры для улучшения условий труда в нашем отделе.
Приложение 1. Результаты опроса сотрудников.
Приложение 2. График рабочего времени.
Подпись:
[ФИО отправителя]
[Должность]
[Контактная информация]
Этот образец может быть адаптирован под различные ситуации и потребности. Главное — четко формулировать мысли, избегать двусмысленностей и представлять информацию в логической последовательности.
