Как написать, образец служебно докладной записки?
Служебная записка
От: [Ваше ФИО]Должность: [Ваша должность]
Подразделение: [Ваше подразделение]
Дата: [дата написания]
Кому: [ФИО руководителя]
Должность: [Должность руководителя]
Тема: [Краткое содержание темы]
Уважаемый(ая) [ФИО руководителя],
В соответствии с [указать основание для написания записки: приказ, распоряжение, необходимость и т. д.], представляется служебная записка, в которой изложены [указать основную тему или вопрос].
1. Введение
В данном разделе необходимо описать проблему или ситуацию, которая требует внимания. Например, это может быть информация о текущем состоянии дел, возникших трудностях, потребностях или предложениях.Пример: Согласно анализу текущей деятельности отдела [название отдела], выявлены проблемы с [описать проблему: недостаток ресурсов, задержки в выполнении задач и т. д.]. Это влияет на выполнение [указать, на что влияет: планы, проекты и т. д.], что может привести к [указать последствия].
2. Анализ ситуации
Здесь следует подробнее остановиться на анализе ситуации. Приведите данные, факты, статистику, если это необходимо. Обоснуйте, почему проблема актуальна, и какие есть предпосылки для её решения.Пример: На основании собранных данных за [период времени] мы наблюдаем увеличение числа [указать, что именно увеличилось, например, обращений, обращений клиентов, и т. д.] на [указать процент или другие количественные показатели]. Это вызвано [указать причины: новыми требованиями, изменениями в законодательстве и т. д.].
3. Предложения по решению проблемы
В этом разделе необходимо предложить конкретные меры или шаги для решения озвученной проблемы. Укажите возможные варианты решения, их плюсы и минусы.Пример: Для решения вышеуказанных проблем предлагаю рассмотреть следующие варианты:
- [Первый вариант]: Описание первого варианта, включая его преимущества и недостатки.
- [Второй вариант]: Описание второго варианта, включая его преимущества и недостатки.
- [Третий вариант]: Описание третьего варианта, включая его преимущества и недостатки.
4. Заключение
Подведите итоги вашей записки и уточните, какую помощь или решение вы ожидаете от руководства.Пример: Таким образом, необходимо принять меры для [указать, что именно требуется: улучшения работы отдела, перераспределения ресурсов и т. д.]. Я прошу [ваш запрос к руководству: одобрить предложения, назначить встречу для обсуждения и т. д.].
С уважением,
[Ваше ФИО]
[Ваша должность]
[Контактная информация: телефон, электронная почта и т. д.]
Пример заполненной служебной записки
От: Иванов Иван ИвановичДолжность: Менеджер по проектам
Подразделение: Отдел разработки
Дата: 10 октября 2024 года
Кому: Петрова Анна Сергеевна
Должность: Директор по развитию
Тема: Проблемы с выполнением проектов
Уважаемая Анна Сергеевна,
В соответствии с вашим распоряжением от 1 октября 2024 года представляется служебная записка, в которой изложены проблемы с выполнением текущих проектов в отделе разработки.
1. Введение
В отделе разработки на текущий момент наблюдается значительное увеличение количества проектов, что приводит к недостатку ресурсов и замедлению работы. В частности, сроки выполнения проектов не соблюдаются, что негативно сказывается на репутации нашей компании.2. Анализ ситуации
На основании анализа за последний квартал, мы наблюдаем рост количества проектов на 30% по сравнению с предыдущим периодом. Это вызвано как увеличением клиентских запросов, так и выходом на рынок нового продукта. В результате в настоящее время в отделе недостаточно сотрудников для выполнения всех задач.3. Предложения по решению проблемы
Для решения вышеуказанных проблем предлагаю рассмотреть следующие варианты:- Увеличение штата: Наем дополнительных специалистов позволит быстрее завершать проекты.
- Преимущества: Увеличение производительности.
- Недостатки: Необходимость дополнительных финансовых вложений.
- Перераспределение ресурсов: Перемещение сотрудников из других подразделений, которые не загружены работой.
- Преимущества: Быстрое решение проблемы без дополнительных затрат.
- Недостатки: Возможное снижение эффективности других отделов.
- Приоритизация проектов: Определение наиболее важных проектов и сосредоточение ресурсов на их выполнении.
- Преимущества: Возможность завершить ключевые проекты в срок.
- Недостатки: Увеличение сроков выполнения менее важных задач.
4. Заключение
Таким образом, необходимо принять меры для увеличения ресурсов отдела разработки, что позволит улучшить выполнение проектов и сохранить репутацию нашей компании. Я прошу рассмотреть возможность увеличения бюджета на найм сотрудников и обсуждения этих вопросов на следующем собрании.С уважением,
Иванов Иван Иванович
Менеджер по проектам
Телефон: +7 (123) 456-78-90
Электронная почта: ivanov@example.com
Такой образец служебной записки может быть использован для разных целей, включая запросы, предложения или отчеты о состоянии дел в организации.
