Как написать образец подшивки приказов по личному составу
Подшивка приказов по личному составу – важная часть документооборота в организации. Правильная подшивка обеспечивает удобный доступ к документам и соблюдение правовых норм. Вот подробный образец подшивки приказов по личному составу:
1. Подготовка документации
1.1. Соберите все приказы по личному составу за определённый период.Обычно это приказ о приёме на работу, увольнении, переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях и другие, связанные с управлением персоналом.
1.2. Проверьте наличие подписей и дат на каждом приказе.
Убедитесь, что все приказы подписаны уполномоченными лицами и имеют соответствующие реквизиты.
2. Оформление документов
2.1. Заполните титульный лист папки для подшивки.На титульном листе указываются следующие данные:
- Название организации
- Название папки (например, «Приказы по личному составу»)
- Период, за который ведется подшивка (например, «2024 год»)
- Номер папки или её идентификационный код (если есть)
Обычно разделяют приказы по следующим группам:
- Приказы о приёме на работу
- Приказы о переводе
- Приказы об увольнении
- Приказы о поощрении
- Приказы о дисциплинарных взысканиях
Каждому приказу присваивается уникальный номер в пределах соответствующей категории. Обычно номера указываются на самом приказе и в журнале учёта приказов.
3. Подшивка документов
3.1. Установите порядок подшивки.Документы подшиваются в хронологическом порядке, начиная с самого раннего по дате.
3.2. Подшивайте документы в папку.
Вставьте документы в папку или файл в указанном порядке. Убедитесь, что они не повреждены и не слиплись. При необходимости используйте файлы с прозрачными карманами.
3.3. Проставьте опись документов.
Включите в папку опись, в которой указываются:
- Номер приказа
- Дата
- Тема приказа
- Краткое содержание
Проверьте, чтобы все документы были подшиты правильно, и никаких не было упущений. Убедитесь, что все приказы аккуратно размещены и легко доступны.
4. Хранение и учет
4.1. Храните папку в соответствии с внутренними правилами.Папка должна храниться в специально отведённом месте, например, в архиве или в специально отведённом шкафу.
4.2. Обновляйте журналы учёта.
Регулярно обновляйте журналы учёта приказов, чтобы отслеживать, какие приказы были подшиты, а какие – нет.
4.3. Соблюдайте сроки хранения.
Приказы по личному составу должны храниться в течение установленного срока, согласно законодательству и внутренним регламентам организации (обычно 75 лет).
Пример титульного листа папки:
ООО «Примерная Компания»Приказы по личному составу
Период: 2024 год
Номер папки: 1
Опись документов:
- Приказ №1
Дата: 01.01.2024
О принятии на работу Иванова И.И.
- Приказ №2
Дата: 15.01.2024
О переводе Петрова П.П. на другую должность
- Приказ №3
Дата: 01.02.2024
О поощрении Сидорова С.С.