Как составить, образец инструкции по авансовому отчету?
Инструкция по оформлению авансового отчета
1. Общие сведенияАвансовый отчет (АО) — это документ, подтверждающий расходы, понесенные работником при выполнении служебных обязанностей на основании выданного аванса. Авансовый отчет позволяет осуществлять контроль за целевым использованием бюджетных средств.
2. Подготовка авансового отчета
2.1. Сбор документов
Перед началом заполнения авансового отчета необходимо собрать все подтверждающие документы, включая:- Чеки и квитанции об оплате.
- Договоры (если применимо).
- Билеты на транспорт (если использовался).
- Отчеты о командировках (при необходимости).
2.2. Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет заполняется в установленной форме (можно использовать унифицированную форму или внутреннюю, если она утверждена).3. Структура авансового отчета
- Шапка отчета
- Наименование организации.
- Дата составления.
- ФИО работника, который оформляет отчет.
- Должность работника.
- Номер авансового отчета.
- Основная часть
- Перечень расходов с указанием:
- Даты.
- Наименования расходов.
- Суммы расходов.
- Номера документов, подтверждающих расходы.
- Подписи свидетелей (если необходимо).
- Перечень расходов с указанием:
- Итоговая сумма
- Общая сумма расходов.
- Сумма выданного аванса.
- Разница между авансом и фактическими расходами.
- Заключение
- Подпись работника.
- Подпись руководителя.
- Дата утверждения отчета.
- Авансовый отчет подается в бухгалтерию в течение 5 рабочих дней после завершения командировки или завершения расходов.
- Важно приложить все оригиналы документов, подтверждающих расходы.
- Копии подтверждающих документов могут быть сделаны для личного архива работника.
- После подачи, бухгалтерия проверяет правильность заполнения и наличие всех документов.
- В случае отсутствия документов или ошибок в заполнении, работник уведомляется для исправления.
- Утвержденный отчет подлежит учету в бухгалтерии.
Авансовые отчеты хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет с момента утверждения.
7. Ответственность за нарушение
Работники несут ответственность за целевое использование авансов, а также за правильность оформления авансового отчета. В случае выявления нарушений возможны дисциплинарные меры.