Как создать, образец докладной записки об отказе?
Докладная записка об отказе
От: [Ф.И.О. и должность отправителя]Кому: [Ф.И.О. и должность получателя]
Дата: [дата написания]
Тема: Докладная записка об отказе
Уважаемый(ая) [Ф.И.О. получателя],
В соответствии с [указать ссылку на документ, норму или процедуру, если применимо], сообщаю о принятом решении по вопросу [указать суть обращения или запроса, например: «о предоставлении скидки» или «о выделении дополнительных средств»].
1. Обоснование отказа
После тщательного рассмотрения вашего запроса от [указать дату запроса] о [краткое содержание запроса, например: «предоставлении скидки на услуги»], я пришел к выводу, что, к сожалению, не могу удовлетворить его. Основными причинами отказа являются:- [Причина 1]: [Подробное объяснение, например: «В текущих условиях финансовой политики компании предоставление скидок невозможно»].
- [Причина 2]: [Дополнительное объяснение, если необходимо, например: «Анализ рынка показывает, что аналогичные услуги предлагаются по более высоким ценам»].
- [Причина 3]: [Если имеется, можно указать еще одну причину].
2. Предложения по альтернативным решениям
Для улучшения вашей ситуации и поддержания деловых отношений предлагаю рассмотреть следующие альтернативные варианты:- [Вариант 1]: [Краткое описание, например: «Изучить возможность оплаты в рассрочку»].
- [Вариант 2]: [Если уместно, добавить еще вариант].
3. Заключение
Понимаю, что данное решение может вызвать разочарование. Хочу заверить вас, что решение было принято после глубокого анализа и в соответствии с интересами компании. Мы ценим вашу работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество.Если у вас есть дополнительные вопросы или предложения, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
С уважением,
[Ф.И.О. отправителя]
[Должность отправителя]
[Контактная информация]
[Подпись] (если необходимо)
Пример заполненной докладной записки
От: Иванов Иван Иванович, начальник отдела продажКому: Петрова Анна Сергеевна, директор по маркетингу
Дата: 11 октября 2024 года
Тема: Докладная записка об отказе
Уважаемая Анна Сергеевна,
В соответствии с внутренним регламентом компании, сообщаю о принятом решении по вопросу о предоставлении скидки на наши услуги для клиентов из сегмента малого бизнеса.
1. Обоснование отказа
После тщательного рассмотрения вашего запроса от 5 октября 2024 года о предоставлении скидки в размере 15% я пришел к выводу, что, к сожалению, не могу удовлетворить его. Основными причинами отказа являются:- Финансовая политика компании: В текущих условиях финансовой политики предоставление скидок невозможно, так как это приведет к снижению рентабельности нашего отдела.
- Конкуренция на рынке: Анализ рынка показывает, что аналогичные услуги предлагаются по более высоким ценам, и мы не можем позволить себе снижать стоимость.
- Общие расходы: Учитывая текущие расходы на маркетинг и развитие, мы не имеем возможности предоставлять скидки без ущерба для качества обслуживания.
2. Предложения по альтернативным решениям
Для улучшения вашей ситуации и поддержания деловых отношений предлагаю рассмотреть следующие альтернативные варианты:- Оплата в рассрочку: Мы можем предложить гибкие условия по оплате для вашего сегмента клиентов.
- Специальные акции: Рассмотрите возможность участия в наших будущих акциях, которые могут включать различные льготы.
3. Заключение
Понимаю, что данное решение может вызвать разочарование. Хочу заверить вас, что решение было принято после глубокого анализа и в соответствии с интересами компании. Мы ценим вашу работу и надеемся на дальнейшее сотрудничество.С уважением,
Иванов Иван Иванович
Начальник отдела продаж
ivanov@company.com
+7 (999) 123-45-67
[Подпись]
Эта форма может быть адаптирована в зависимости от конкретной ситуации и требований вашей организации.