Как составить, образец докладной записки о нарушении?
Докладная записка
От: [Ф.И.О., должность]
Кому: [Ф.И.О., должность]
Дата: [Дата составления]
Тема: Докладная записка о нарушении [указать характер нарушения]
Уважаемый(ая) [Ф.И.О.],
В соответствии с Вашим распоряжением, сообщаю о выявленном нарушении, имеющем отношение к [указать сферу, область или подразделение].
1. Суть нарушения:
[Опишите детально нарушение, которое было зафиксировано. Укажите, кто и когда нарушил правила, нормы или регламенты. Приведите факты и конкретные примеры. Например: «5 сентября 2024 года в 14:30 в отделе бухгалтерии было зафиксировано, что сотрудник Иванов И.И. не подписал отчет о расходах за август 2024 года, что нарушает внутренние регламенты по документообороту. Отчет был представлен в срок, однако отсутствие подписи задерживает его утверждение и может повлиять на выполнение бюджета отдела.»]
2. Причины и обстоятельства:
[Укажите возможные причины нарушения и обстоятельства, которые способствовали его возникновению. Например: «По предварительному расследованию, нарушение произошло из-за недостаточной осведомленности нового сотрудника о внутренних процедурах и недостаточной проверки со стороны старшего бухгалтера.»]
3. Последствия:
[Опишите, какие последствия могут наступить или уже наступили в результате данного нарушения. Приведите конкретные примеры последствий, если это возможно. Например: «В результате нарушения возникли задержки в утверждении бюджета, что может привести к нарушениям в финансовом планировании и нарушению сроков отчетности перед вышестоящими органами.»]
4. Принятые меры:
[Укажите, какие меры уже были предприняты для устранения нарушения и предотвращения его повторения. Например: «В целях предотвращения повторения нарушения проведен дополнительный инструктаж для сотрудников отдела бухгалтерии по вопросам документооборота. Также создан контрольный список для проверки всех отчетных документов перед подачей на утверждение.»]
5. Рекомендации:
[Предложите рекомендации по исправлению ситуации и предотвращению подобных нарушений в будущем. Например: «Рекомендую провести дополнительное обучение сотрудников по вопросам соблюдения регламентов документооборота и усилить контроль за подписанием отчетных документов.»]
Прошу принять к сведению и рассмотреть необходимые меры для предотвращения подобных нарушений в будущем.
С уважением,
[Ф.И.О., должность]
[Подпись]
