Как написать образец акта затопления архива
Акт затопления архива — это документ, фиксирующий факт затопления помещения, где хранятся документы, и его последствия. Важно, чтобы акт был составлен максимально детально и объективно, чтобы обеспечить точное понимание случившегося и возможность принятия соответствующих мер.
Образец акта затопления архива
АКТ ЗАТОПЛЕНИЯ АРХИВАг. [Город] «_» __________ 20 года
Мы, нижеподписавшиеся, в составе комиссии, составили настоящий акт затопления архива по следующему поводу:
1. Общие данные
1.1. Место происшествия: [Полный адрес архива, включая этаж и номер помещения]1.2. Дата и время происшествия: [Дата и время начала затопления]
1.3. Дата и время составления акта: [Дата и время составления акта]
1.4. Ответственное лицо за архив: [Ф.И.О., должность, контактные данные]
1.5. Члены комиссии:
- [Ф.И.О., должность, организация]
- [Ф.И.О., должность, организация]
- [Ф.И.О., должность, организация]
2. Обстоятельства происшествия
2.1. Описание происшествия: [Подробное описание, как и почему произошло затопление. Например: "В результате прорыва трубы в санитарной комнате произошло затопление архива."]2.2. Источники воды: [Источник затопления, например: "Поврежденная труба водоснабжения", "Нарушение герметичности крыши", "Прорыв водопроводной системы".]
2.3. Площадь затопления: [Указать, сколько квадратных метров было затоплено]
2.4. Время затопления: [Когда началось и закончилось затопление, если известно]
2.5. Меры, принятые до составления акта: [Указание на то, какие меры были предприняты для устранения затопления (например: "Приблизительно в 10:00 были приняты меры по перекрытию источника воды.")]
3. Описание повреждений
3.1. Документальные потери:- [Перечислить все поврежденные документы, указать их количество и состояние]
- [Указать типы документов (картотеки, папки, книги, и т.д.)]
- [Указать масштабы повреждений (например: "Сильно повреждено 40% архивных документов")]
- [Описание повреждений оборудования и мебели (например: "Деревянные полки повреждены и нуждаются в замене")]
- [Описание повреждений помещения (например: "Потолок и стены покрыты плесенью")]
4. Заключение
4.1. Рекомендации по восстановлению: [Рекомендации по восстановлению и ремонту помещений и документов]4.2. Принятые меры по предотвращению повторных затоплений: [Указание на предполагаемые меры, которые нужно предпринять для предотвращения подобных происшествий в будущем]
5. Подписи
Подпись ответственного лица за архив: ________________________________ / [Ф.И.О.]Подпись представителя комиссии 1: ________________________________ / [Ф.И.О.]
Подпись представителя комиссии 2: ________________________________ / [Ф.И.О.]
Подпись представителя комиссии 3: ________________________________ / [Ф.И.О.]
Приложения (если имеются):
- Фотографии повреждений
- Копии актов и заявлений
- Смета на восстановление