Как сформировать, образцы докладных записок о несоответствии?
Докладная записка о несоответствии — это официальный документ, в котором фиксируются выявленные отклонения от установленных норм, стандартов или требований. Она может использоваться в различных сферах, включая производство, управление качеством, безопасность, а также в других областях. Ниже представлены образцы докладных записок о несоответствии с подробным описанием структуры и содержания.
Образец 1: Докладная записка о несоответствии в производстве
Докладная записка о несоответствииДата: 11 октября 2024 года
От: [ФИО, должность, отдел]
Кому: [ФИО, должность, отдел]
Тема: Докладная записка о несоответствии продукции
1. Введение
Настоящая докладная записка составлена в связи с выявлением несоответствия в процессе производства. 11 октября 2024 года во время планового контроля качества на складе готовой продукции были обнаружены следующие отклонения.
2. Описание несоответствия
При проверке партии товара № 123456 (наименование продукта: "Продукт А") было установлено следующее:
- Количество: 50 единиц.
- Несоответствие: 20% из проверенной партии имеют дефекты в упаковке (порванные упаковки, отсутствуют штрих-коды).
- Стандарт: В соответствии с внутренними стандартами качества (документ С-001), упаковка должна быть целой и содержать все необходимые идентификационные знаки.
Предварительный анализ показал, что несоответствие могло возникнуть в результате:
- Нарушения технологии упаковки на этапе сборки.
- Неправильного хранения упаковочных материалов, что привело к их повреждению.
- Отсутствия контроля со стороны ответственных сотрудников на этапе упаковки.
Несоответствие может привести к:
- Увеличению возвратов продукции от клиентов.
- Потере доверия со стороны покупателей.
- Негативному влиянию на имидж компании.
Для устранения выявленных отклонений предлагаются следующие меры:
- Провести повторный контроль качества всех остатков партии.
- Организовать дополнительное обучение для сотрудников, занимающихся упаковкой.
- Пересмотреть и обновить стандарты хранения упаковочных материалов.
Прошу принять меры по устранению несоответствия и подготовить отчет о выполненных действиях в срок до 15 октября 2024 года.
Подпись:
[ФИО, должность]
[Контактная информация]
Образец 2: Докладная записка о несоответствии в сфере безопасности
Докладная записка о несоответствииДата: 11 октября 2024 года
От: [ФИО, должность, отдел]
Кому: [ФИО, должность, отдел]
Тема: Докладная записка о несоответствии в области безопасности
1. Введение
В результате проверки системы охраны труда и безопасности на объекте [название объекта] было выявлено несоответствие, требующее немедленного реагирования.
2. Описание несоответствия
На момент проверки (11 октября 2024 года) было установлено:
- Объект проверки: Рабочие места на первом этаже.
- Несоответствие: Отсутствие огнетушителей на двух рабочих местах, что противоречит нормам ПБ 10-574-99.
- Количество: 2 рабочих места.
Основные причины, способствовавшие возникновению несоответствия:
- Неправильный учет необходимого количества средств пожаротушения.
- Отсутствие регулярного контроля за наличием средств безопасности на рабочих местах.
Несоответствие может привести к:
- Увеличению риска возникновения пожара.
- Угроза жизни и здоровью сотрудников.
- Возможным юридическим последствиям в случае проверки со стороны контролирующих органов.
Рекомендуемые меры:
- Устранить недостатки путем установки необходимых огнетушителей в срок до 12 октября 2024 года.
- Провести инструктаж для сотрудников о правилах безопасности.
- Обеспечить регулярный контроль за наличием средств пожаротушения на рабочих местах.
Прошу руководствоваться данной запиской и принять необходимые меры для устранения выявленных нарушений.
Подпись:
[ФИО, должность]
[Контактная информация]
Образец 3: Докладная записка о несоответствии в области охраны окружающей среды
Докладная записка о несоответствииДата: 11 октября 2024 года
От: [ФИО, должность, отдел]
Кому: [ФИО, должность, отдел]
Тема: Докладная записка о несоответствии в области охраны окружающей среды
1. Введение
Настоящая докладная записка составлена в связи с выявлением несоответствия в соблюдении экологических норм на объекте [название объекта].
2. Описание несоответствия
В ходе проверки, проведенной 10 октября 2024 года, установлено следующее:
- Несоответствие: Сброс сточных вод в реку [название реки] превышает установленные нормы (по показателю БПК – биохимическое потребление кислорода).
- Норматив: В соответствии с разрешительной документацией, допустимый уровень БПК не должен превышать 30 мг/л, фактически зафиксировано 50 мг/л.
Основные причины несоответствия:
- Неправильная работа очистных сооружений.
- Недостаточный контроль за качеством сточных вод со стороны ответственных сотрудников.
Несоответствие может привести к:
- Негативному воздействию на экосистему реки.
- Привлечению штрафных санкций со стороны экологических служб.
- Ухудшению имиджа компании.
Для устранения выявленного несоответствия предлагаются следующие меры:
- Провести техническую диагностику очистных сооружений.
- Устранить выявленные неисправности в срок до 20 октября 2024 года.
- Обеспечить регулярный мониторинг качества сточных вод.
Прошу незамедлительно принять меры для устранения несоответствия и доложить о выполнении до 25 октября 2024 года.
Подпись:
[ФИО, должность]
[Контактная информация]
Эти образцы докладных записок о несоответствии могут быть адаптированы под конкретные ситуации и нужды организации. Важно, чтобы они содержали все необходимые сведения для быстрого и эффективного реагирования на выявленные несоответствия.
