Как написать, образцы докладных записок и объяснительных записок?
Докладные и объяснительные записки — это важные документы в деловой переписке и управлении. Их цели, структура и содержание могут варьироваться в зависимости от ситуации. Ниже представлены образцы и рекомендации по написанию каждого из этих типов записок.
Докладная записка
Определение: Докладная записка — это служебный документ, который используется для передачи информации, анализа ситуации или предложения решений. Обычно она направляется вышестоящему руководству или коллегам для информирования о каком-либо вопросе.Структура докладной записки
- Шапка документа:
- Наименование организации.
- Дата составления.
- Номер документа (если требуется).
- Кому: ФИО и должность получателя.
- От кого: ФИО и должность отправителя.
- Тема:
- Кратко укажите, о чем идет речь.
- Вводная часть:
- Объяснение причины составления записки.
- Обзор ситуации, если необходимо.
- Основная часть:
- Подробное изложение информации или ситуации.
- Анализ проблемы или вопроса.
- При необходимости приведите факты, данные, примеры.
- Заключение:
- Рекомендации по решению проблемы.
- Предложения по действиям.
- Подпись:
- Подпись отправителя (руководителя или автора записки).
Пример докладной записки
Наименование организацииДата: 11 октября 2024 года
Докладная записка № 45
Кому: Иванов И.И., директор
От кого: Петрова А.А., начальник отдела маркетинга
Тема: Анализ результатов рекламной кампании
Вводная часть:
Настоящая докладная записка составлена для информирования о результатах рекламной кампании, проведенной в сентябре 2024 года.
Основная часть:
В ходе кампании были использованы следующие каналы:
- Социальные сети: затраты составили 50 000 руб., охват — 150 000 пользователей.
- Контекстная реклама: затраты составили 30 000 руб., конверсия составила 3%.
Заключение:
Рекомендуется продолжить использование успешных каналов и увеличить бюджет на рекламу в социальных сетях на 20% для повышения охвата.
Подпись:
Петрова А.А.
Объяснительная записка
Определение: Объяснительная записка — это документ, в котором лицо объясняет причины своих действий или событий, произошедших в организации. Она часто используется в ситуациях, связанных с дисциплинарными мерами, конфликтами или ошибками.Структура объяснительной записки
- Шапка документа:
- Наименование организации.
- Дата составления.
- Кому: ФИО и должность получателя.
- От кого: ФИО и должность отправителя.
- Тема:
- Краткое указание на суть записки.
- Объяснительная часть:
- Четкое и краткое изложение ситуации.
- Причины произошедшего.
- Обоснование своих действий (или бездействия).
- Заключение:
- Извинения, если это необходимо.
- Предложения по исправлению ситуации или предотвращению подобных случаев в будущем.
- Подпись:
- Подпись автора записки.
Пример объяснительной записки
Наименование организацииДата: 11 октября 2024 года
Кому: Смирнову А.С., начальнику отдела кадров
От кого: Кузнецова М.В., менеджер по продажам
Тема: Объяснительная записка по поводу опоздания
Объяснительная часть:
Я, Кузнецова М.В., объясняю причины моего опоздания на работу 10 октября 2024 года. Я задержалась из-за технической неисправности автомобиля, что стало неожиданным обстоятельством.
Заключение:
Приношу извинения за доставленные неудобства и обещаю принять меры для предотвращения подобных ситуаций в будущем, включая использование общественного транспорта в экстренных случаях.
Подпись:
Кузнецова М.В.
Рекомендации по написанию
- Ясность и лаконичность: Излагайте информацию четко и по существу, избегая лишних слов.
- Формальный стиль: Используйте официальный язык, избегайте разговорных выражений.
- Структурированность: Следуйте предложенной структуре, чтобы документ был логично организован.
- Проверка: Перед отправкой обязательно проверьте документ на ошибки и опечатки.