Как написать как заполнять журнал приказов образец
Заполнение журнала приказов — это важная часть делопроизводства, которая обеспечивает учет и контроль за всеми изданными приказами в организации. Вот подробное руководство, как это сделать:
1. Оформление журнала приказов
Журнал приказов должен быть оформлен в соответствии с установленными правилами и требованиями вашей организации. В большинстве случаев он представляет собой книгу с пронумрованными страницами или электронный документ с фиксированной структурой. Вот основные элементы, которые следует включить:1.1. Заголовок журнала
На первой странице журнала укажите его название (например, "Журнал приказов"), номер журнала (если он ведется несколько), период учета и организацию, для которой он ведется.1.2. Указание на ведение журнала
Укажите, что журнал ведется в соответствии с приказом или постановлением вашей организации.2. Структура журнала
Журнал приказов обычно содержит следующие колонки:2.1. Номер приказа
Каждый приказ получает уникальный номер, который обычно присваивается в порядке их регистрации. Например, приказ №1, №2 и так далее.2.2. Дата регистрации
Дата, когда приказ был зарегистрирован в журнале.2.3. Заголовок приказа
Краткое содержание или тема приказа. Это может быть, например, "О назначении нового сотрудника", "Об изменении графика работы" и так далее.2.4. Дата издания
Дата, когда приказ был подписан и вступил в силу.2.5. Фамилия и инициалы подписавшего приказ
Укажите фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ.2.6. Краткое содержание приказа
Если необходимо, кратко изложите суть приказа. Это может быть полезно для быстрого поиска информации.2.7. Ответственные лица
Укажите, кто ответственный за исполнение приказа.2.8. Ссылка на документ
Если приказ издается в виде документа с определенным номером или на определенном бланке, укажите ссылку на этот документ.2.9. Примечания
Любые дополнительные замечания или информация, которая может быть полезной. Например, дата, когда приказ был доведен до сведения сотрудников.3. Заполнение журнала
3.1. Регистрация нового приказа
При поступлении нового приказа:- Присвойте ему уникальный номер.
- Укажите дату регистрации.
- Запишите заголовок приказа.
- Укажите дату издания.
- Заполните данные о подписавшем приказ.
- Внесите краткое содержание, если требуется.
- Укажите ответственных лиц.
- Сделайте ссылку на документ, если это необходимо.
- Добавьте примечания при необходимости.
3.2. Проверка и корректировка
Периодически проверяйте журнал на предмет ошибок и недочетов. В случае обнаружения ошибок исправляйте их, помечая исправления соответствующим образом (например, делая пометку и инициалы исправляющего).3.3. Хранение журнала
Журнал приказов должен храниться в течение установленного законодательством или внутренними правилами сроков. Обычно это срок, равный сроку хранения самой документации, например, 5 или 10 лет.4. Электронный журнал
- Обеспечьте надежное и безопасное хранение данных.
- Регулярно создавайте резервные копии.
- Обеспечьте доступ к журналу только уполномоченным лицам.