Как сформировать как заполнять книгу приказов образец
Заполнение книги приказов — это важная часть документооборота в любой организации. Книга приказов используется для систематизации и учёта всех изданных приказов. Вот подробная инструкция по её заполнению:
1. Подготовка книги
- Выбор книги: Книга приказов должна быть с пронумерованными страницами и скреплена, чтобы исключить возможность добавления или удаления страниц.
- Регистрация: В начале книги указываются сведения об организации (название, юридический адрес, ИНН) и данные о книге: номер, серия, дата начала использования, а также информация о лице, ответственном за её ведение.
2. Заполнение книги
Раздел 1: Основные реквизиты
- Номер приказа: Указывайте порядковый номер приказа. Нумерация должна быть непрерывной, начиная с 1 и продолжаясь без перерыва.
- Дата приказа: Запишите дату, когда приказ был издан. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
- Наименование приказа: Кратко укажите суть приказа или его основную тему. Например, «О назначении нового директора» или «О проведении инвентаризации».
- ФИО лица, издавшего приказ: Укажите фамилию, имя и отчество лица, которое подписало приказ. Это обычно руководитель организации.
- Подпись ответственного лица: Здесь ставится подпись того, кто заполнил книгу приказов.
- Дата регистрации в книге: Указывайте дату, когда приказ был зарегистрирован в книге.
- Примечания: Используйте это поле для дополнительных сведений, например, указания о направлении приказа в подразделения или о последующих изменениях в приказе.
Пример заполнения:
| Номер приказа | Дата приказа | Наименование приказа | ФИО издавшего приказа | Подпись ответственного лица | Дата регистрации в книге | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.09.2024 | О назначении нового директора | Иванов Иван Иванович | Подпись | 02.09.2024 | Направлен в бухгалтерию |
| 2 | 05.09.2024 | О проведении инвентаризации | Петров Петр Петрович | Подпись | 06.09.2024 | Уведомить все отделы |
3. Правила ведения
- Точность и аккуратность: Убедитесь, что все записи сделаны аккуратно и без исправлений. Ошибки следует исправлять путем зачёркивания и написания правильной информации, не оставляя пробелов или пустых строк.
- Нумерация: Продолжайте нумерацию приказов без пропусков. Если у вас есть электронный документооборот, следите за тем, чтобы номера приказов совпадали.
- Конфиденциальность: Книга приказов должна храниться в безопасном месте, так как она содержит информацию о внутренней деятельности организации.
- Регулярный контроль: Периодически проверяйте книгу на предмет правильности заполнения и соответствия внутренним правилам и требованиям законодательства.