Как оформить, как составлять докладную образец?
Докладная записка — это официальный документ, предназначенный для передачи информации, анализа ситуации или предложения решения. Она может быть использована в различных организациях и учреждениях. Ниже приведены основные элементы, которые должны быть включены в докладную записку, а также образец.
Структура докладной записки
- Шапка
- Наименование организации.
- Дата составления.
- Номер документа (если предусмотрено).
- Ф.И.О. и должность автора.
- Ф.И.О. и должность получателя.
- Тема
- Краткое указание на суть докладной записки. Например: "Докладная записка о состоянии дел в отделе продаж".
- Введение
- Кратко изложите цель докладной записки. Например, можно указать, что целью является анализ текущей ситуации или предоставление рекомендаций.
- Основная часть
- Изложение сути вопроса.
- Подробное описание проблемы или ситуации.
- Приведение фактов, цифр, данных.
- Описание причин возникновения проблемы.
- Анализ возможных последствий.
- Примеры из практики (если уместно).
- Заключение
- Краткое резюме основных пунктов.
- Выводы, к которым вы пришли в процессе анализа.
- Рекомендации по решению проблемы или дальнейшим действиям.
- Приложения (если необходимо)
- Дополнительные материалы, которые могут быть полезны для понимания вопроса (графики, таблицы, схемы).
- Подпись
- Подпись автора и, если требуется, печать организации.
Пример докладной записки
Наименование организацииДокладная записка
Дата: 11 октября 2024 года
Номер: 001/2024
От: Иванов И.И., начальник отдела продаж
Кому: Петров П.П., директор
Тема: Докладная записка о состоянии дел в отделе продаж
Введение
Настоящая докладная записка подготовлена для анализа текущего состояния дел в отделе продаж за третий квартал 2024 года. Целью документа является выявление основных проблем и предложение рекомендаций по их решению.
Основная часть
В третьем квартале 2024 года наблюдается снижение объемов продаж на 15% по сравнению со вторым кварталом. Основные причины данного снижения следующие:
- Увеличение конкуренции: В нашем сегменте рынка появилось несколько новых игроков, что негативно сказалось на доле нашего рынка.
- Недостаток рекламных мероприятий: В этом квартале не проводились активные рекламные кампании, что снизило осведомленность потребителей о наших товарах.
- Сбои в поставках: Некоторые ключевые поставщики не смогли обеспечить стабильные поставки, что привело к недостатку товаров на складе.
- Объем продаж в третьем квартале составил 2 млн рублей, что на 15% меньше, чем в предыдущем квартале.
- Доля рынка уменьшилась с 25% до 20%.
На основании проведенного анализа можно сделать следующие выводы:
- Необходимо увеличить маркетинговые усилия для восстановления позиций на рынке.
- Рекомендуется провести переговоры с новыми поставщиками для обеспечения стабильности поставок.
- Учитывая текущую ситуацию, целесообразно рассмотреть возможность повышения цен на продукцию для улучшения финансовых показателей.
- График динамики продаж.
- Таблица сравнения доли рынка.
Иванов И.И.
Начальник отдела продаж
Рекомендации по написанию
- Ясность и лаконичность: Формулируйте мысли четко и по существу, избегайте излишней сложности в предложениях.
- Структурированность: Делите текст на логические разделы с подзаголовками для удобства восприятия.
- Факты и доказательства: Подкрепляйте свои выводы конкретными данными и примерами.
- Официальный стиль: Используйте формальный стиль изложения, избегайте разговорных выражений и неформальных оборотов.
