Как написать, как составить докладную записку образец?
Докладная записка — это официальный документ, который используется для передачи информации, решения вопросов или обращения к руководству по различным вопросам. Вот подробный образец докладной записки:
Докладная записка
От: [ФИО, должность]
Кому: [ФИО, должность]
Дата: [дата написания]
Тема: [Тема докладной записки]
1. Введение
В этом разделе кратко и ясно обозначается суть проблемы или вопроса. Укажите основную цель докладной записки и, если необходимо, опишите, почему эта информация важна для получателя.
Пример:
В связи с участившимися случаями задержек в доставке материалов на производственный участок, возникла необходимость анализа причин данных задержек и предложения мер по их устранению.
2. Основная часть
Здесь следует детально изложить проблему или вопрос. Опишите факты, данные, события и факторы, которые привели к текущей ситуации. Можно использовать структурированные данные, такие как списки или таблицы, если это поможет лучше понять информацию.
Пример:
За последние три месяца было зафиксировано 15 случаев задержек, что составляет 25% всех доставок. Основными причинами являются:
- Недостаток складских запасов у поставщика.
- Проблемы с транспортировкой из-за неисправностей транспортных средств.
- Неэффективная координация между отделами.
Проанализируйте изложенные факты и данные. Выявите причины проблемы, оцените её последствия и последствия для компании. Сравните текущую ситуацию с нормативными стандартами или предыдущими периодами.
Пример:
Анализ показал, что 60% задержек связаны с проблемами у поставщика, что указывает на необходимость пересмотра контрактных условий. В остальных случаях причина заключается в недостаточной координации между логистическим и производственным отделами.
4. Предложения и рекомендации
Предложите конкретные меры для решения проблемы. Рекомендуется предложить несколько вариантов решений, если это уместно, и указать предполагаемые сроки их реализации.
Пример:
- Провести переговоры с текущим поставщиком о повышении уровня сервиса или рассмотреть возможность заключения договора с новым поставщиком.
- Усилить контроль за состоянием транспортных средств и внедрить регулярное техническое обслуживание.
- Улучшить коммуникацию между логистическим и производственным отделами, возможно, через внедрение новых систем управления.
В этом разделе подведите итог и подчеркните важность принятия предложенных мер. Выразите готовность к дальнейшему сотрудничеству и уточните, если требуется дополнительная информация или действия.
Пример:
Введение предложенных мер позволит существенно сократить количество задержек и повысить эффективность работы. Прошу рассмотреть данные предложения и дать указания по их реализации. Готов предоставить дополнительную информацию по запросу.
6. Подпись
[ФИО]
[Должность]
[Контактная информация, если требуется]
Примерный образец
Докладная записка
От: Иванов Иван Иванович, старший менеджер по логистике
Кому: Петров Петр Петрович, директор по производству
Дата: 7 сентября 2024 года
Тема: Анализ причин задержек в доставке материалов и предложения по их устранению
1. Введение
В последнее время увеличилось количество задержек в доставке материалов, что негативно сказывается на производственном процессе. Необходим анализ ситуации и предложения по улучшению.
2. Основная часть
За последний квартал зафиксировано 15 случаев задержек, что составляет 25% всех доставок. Основные причины:
- Проблемы у поставщика (недостаток запасов).
- Неисправности транспортных средств.
- Недостаточная координация между логистическим и производственным отделами.
Проблемы у поставщика составляют 60% случаев, что требует пересмотра условий договора. Оставшиеся случаи связаны с внутренними проблемами компании, что требует улучшения координации.
4. Предложения и рекомендации
- Пересмотреть условия договора с текущим поставщиком или выбрать нового.
- Внедрить регулярное техническое обслуживание транспортных средств.
- Улучшить координацию между логистическим и производственным отделами через новые системы управления.
Принятие предложенных мер поможет снизить количество задержек и повысить производительность. Прошу рассмотреть и дать указания. Готов предоставить дополнительную информацию по запросу.
6. Подпись
Иванов Иван Иванович
Старший менеджер по логистике
Тел.: (123) 456-7890
Этот образец можно адаптировать под конкретные требования и особенности вашей организации.
