Как написать, как правильно составить докладную записку образец?
Докладная записка — это служебный документ, который используется для предоставления информации, предложения решений, отчётов о проделанной работе или сообщения о проблемах. Вот как правильно составить докладную записку:
1. Заголовок
- Наименование документа: в центре страницы пишется "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" большими буквами.
- Кому: указывается должность и ФИО адресата. Например, "Директору предприятия Иванову Ивану Ивановичу".
- От кого: указывается должность и ФИО отправителя. Например, "От начальника отдела Марьевой Марии Петровны".
- Дата: указывается дата составления докладной записки.
2. Введение
- Тема: в нескольких словах обозначается основная тема или цель записки. Например, "По поводу изменения графика работы".
3. Основная часть
- Описание ситуации: излагается суть вопроса или проблемы. Начинайте с краткого описания текущей ситуации или контекста. Например, "В связи с увеличением объёма работы в вечернее время, возникает необходимость в изменении графика работы сотрудников."
- Факты и данные: представьте все необходимые факты, цифры или примеры, которые подтверждают вашу точку зрения или обосновывают предложение. Например, "По данным последних отчетов, количество заявок в вечернее время возросло на 30%."
- Анализ: проанализируйте ситуацию и приведите возможные последствия текущего состояния дел. Например, "Увеличение объёма работы в вечернее время может привести к снижению качества обслуживания клиентов и увеличению нагрузки на сотрудников."
- Рекомендации или предложения: предложите решения проблемы или рекомендации по улучшению ситуации. Например, "Рекомендуется рассмотреть возможность изменения графика работы на более позднее время или увеличение числа сотрудников в вечернюю смену."
4. Заключение
- Итог: подведите итог сказанному, уточните, что вы ожидаете от адресата после прочтения записки. Например, "Просим рассмотреть данное предложение и утвердить изменения в графике работы."
- Подпись: поставьте свою подпись и расшифруйте её (ФИО).
5. Приложения (если есть)
- Список приложений: если к докладной записке прилагаются документы, укажите их в списке приложений. Например, "Приложения: 1. Таблица роста объема заявок. 2. График работы сотрудников."
Пример докладной записки
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАКому: Директору предприятия Иванову Ивану Ивановичу
От кого: Начальника отдела Марьевой Марии Петровны
Дата: 07 сентября 2024 года
Тема: Изменение графика работы сотрудников
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с увеличением объёма работы в вечернее время, возникает необходимость в изменении графика работы сотрудников. По данным последних отчетов, количество заявок в вечернее время возросло на 30%. Это увеличивает нагрузку на сотрудников и может негативно сказаться на качестве обслуживания клиентов.
Рассмотрев сложившуюся ситуацию, мы предлагаем внести следующие изменения:
- Перенести начало рабочей смены на 1 час позднее.
- Увеличить число сотрудников на вечернюю смену.
С уважением,
Марьева Мария Петровна
Начальник отдела
Приложения:
- Таблица роста объема заявок
- График работы сотрудников