Как сформировать, как правильно составить докладную образец?
Докладная записка — это официальный документ, который используется для передачи информации, анализа ситуации или предоставления рекомендаций. Она может быть направлена руководству, коллегам или другим заинтересованным лицам. Ниже приведен подробный образец и структура докладной записки.
Структура докладной записки
- Шапка документа
- Наименование организации
- Название документа: «Докладная записка»
- Дата составления
- Номер документа (если необходимо)
- ФИО и должность автора
- Тема докладной записки
- Краткое, но емкое название темы.
- Вводная часть (предмет обращения)
- Общее введение в проблему или ситуацию, о которой идет речь. Это может быть один или два абзаца, где указывается, почему вы пишете эту записку, какие события предшествовали этому и какая информация будет представлена.
- Основная часть
- Описание проблемы: Подробно изложите суть проблемы или ситуации. Укажите факты, данные, исследования, которые вы собрали. Используйте фактические материалы, чтобы подкрепить свои доводы.
- Анализ ситуации: Опишите возможные причины проблемы, последствия и влияние на организацию или проект. Может быть полезно привести статистику или примеры из практики.
- Рекомендации: Предложите пути решения проблемы или варианты действий. Укажите, что можно сделать для улучшения ситуации, а также возможные плюсы и минусы предлагаемых решений.
- Заключение
- Подведите итоги. Сформулируйте основные выводы, сделанные в ходе написания докладной записки. Выразите надежду на скорейшее разрешение ситуации.
- Приложения (если необходимо)
- Укажите, какие дополнительные материалы прилагаются к докладной записке (графики, таблицы, фотографии, документы и т.д.).
Пример докладной записки
Наименование организацииДокладная записка
Дата: 11 октября 2024 г.
Номер: 12/2024
От: Иванова Ивана Ивановича, начальника отдела маркетинга
Кому: Петрову Петру Петровичу, генеральному директору
Тема: Анализ текущей ситуации на рынке и рекомендации по увеличению доли компании
Вводная часть:
В связи с изменениями на рынке и изменением потребительских предпочтений, считаю необходимым представить анализ текущей ситуации, а также предложить ряд рекомендаций по увеличению доли нашей компании на рынке.
Основная часть:
- Описание проблемы: В последнее время мы наблюдаем снижение продаж нашей продукции на 15% по сравнению с предыдущим годом. Анализ показал, что причиной этого являются следующие факторы:
- Увеличение конкуренции со стороны новых игроков на рынке.
- Изменение потребительских предпочтений в сторону более современных и экологически чистых товаров.
- Анализ ситуации: Исследование показало, что наши основные конкуренты предлагают более инновационные решения и активно продвигают свою продукцию через цифровые каналы. В результате наша доля на рынке сокращается, что может негативно сказаться на финансовых показателях компании.
- Рекомендации:
- Провести анализ потребительского спроса и адаптировать нашу продукцию в соответствии с новыми тенденциями.
- Увеличить бюджет на маркетинговые кампании в интернете для улучшения видимости нашей продукции.
- Разработать новые экологически чистые продукты, чтобы привлечь внимание новой целевой аудитории.
Учитывая вышеизложенное, настоятельно рекомендую принять меры по адаптации нашей стратегии на рынке. Своевременные действия позволят не только сохранить, но и увеличить нашу долю на рынке в условиях жесткой конкуренции.
Приложения:
- График продаж за последние 3 года
- Отчет о потребительских предпочтениях
Общие рекомендации
- Ясность и четкость: Используйте простой и понятный язык, избегайте сложных терминов, если они не нужны.
- Лаконичность: Стремитесь к краткости, но в то же время полноте изложения.
- Форматирование: Используйте заголовки, подзаголовки, маркированные списки для удобства восприятия информации.
- Проверка: Обязательно проверьте текст на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.
