Как сформировать, как правильно пишется пояснительная записка образец?
Пояснительная записка — это документ, который поясняет какие-либо вопросы или аспекты, связанные с проектом, отчетом, предложением и т. д. Она должна быть составлена ясно и структурированно. Вот как она обычно пишется:
Образец пояснительной записки
Название организацииАдрес организации
Телефон/факс/электронная почта
Дата
Кому:
(ФИО и должность лица, которому адресована записка)
От:
(ФИО и должность отправителя)
Тема: (Краткое название или заголовок записки)
Текст пояснительной записки:
- Введение
В этом разделе кратко укажите цель написания пояснительной записки. Объясните, что именно вы собираетесь пояснить или разъяснить.
Пример:
В связи с проведением ревизии финансового отчета за 2023 год, в данной пояснительной записке представлены уточнения по статьям расхода, которые вызвали вопросы у ревизионной комиссии.
- Основная часть
Здесь подробно опишите все необходимые детали, факты и пояснения. Используйте подразделы и маркированные списки для структурирования информации, если это уместно.
Пример:
2.1 Описание проблемы
В отчете за 2023 год было выявлено расхождение в суммах по статье "Операционные расходы". Проблема связана с неправильным отражением расходов на командировки.
2.2 Анализ и объяснение
В ходе анализа было установлено, что ошибки возникли из-за технического сбоя в бухгалтерской программе. В результате часть данных была дублирована, что привело к завышению сумм.
2.3 Корректирующие меры
Для устранения проблемы были предприняты следующие шаги: обновление программы, проверка и корректировка всех дублированных записей, внедрение новых процедур контроля.
- Заключение
Подведите итоги и укажите, какие действия должны быть предприняты дальше. Если необходимо, предоставьте рекомендации.
Пример:
В связи с вышеописанными мерами, мы уверены, что ошибка была устранена. Рекомендуем провести повторную проверку данных в течение следующего квартала для предотвращения подобных ситуаций.
- Подпись
Подпишите пояснительную записку и укажите свою должность. Если документ отправляется в электронном виде, подпись может быть сканированной.
Пример:
ФИО отправителя
Должность
Подпись
(Если есть дополнительные документы или материалы, упомянутые в пояснительной записке, укажите их здесь.)
Общие рекомендации:
- Ясность и точность: Излагайте информацию четко и избегайте двусмысленностей.
- Форматирование: Используйте стандартный формат для деловых документов (шрифт 12, межстрочный интервал 1,5).
- Документы: Убедитесь, что все упомянутые в записке документы и данные приложены или упомянуты.
