Как оформить, как правильно написать докладную записку образец?
Докладная записка — это официальный документ, который используется для передачи информации, предложений или просьб в письменном виде. Основная цель докладной записки — донести важные сведения до руководства или коллег. Вот как можно написать докладную записку, включая образец:
Структура докладной записки
- Шапка документа:
- Наименование организации: Название компании или учреждения, в котором вы работаете.
- Подразделение: Отдел, в котором вы работаете, если это уместно.
- Дата: Дата составления документа.
- Регистрационный номер: (если требуется) Номер, по которому документ зарегистрирован.
- Адресат:
- ФИО и должность: Полное имя и должность лица, к которому адресована записка.
- От кого:
- ФИО и должность: Ваше полное имя и должность.
- Тема:
- Краткое и ясное обозначение сути докладной записки. Например, "О необходимости улучшения системы документооборота".
- Текст:
- Введение: Кратко изложите причину написания записки. Например, укажите, что вы столкнулись с определённой проблемой или у вас есть предложение по улучшению.
- Основная часть: Подробно изложите суть вопроса. Упомяните факты, данные, анализ и обоснования. Приведите примеры, если это необходимо.
- Заключение: Сделайте выводы и, если уместно, предложите рекомендации или шаги для решения обозначенной проблемы.
- Приложения: (если есть)
- Перечислите документы, которые прилагаются к записке для дополнительной информации.
- Подпись:
- Ваша подпись и расшифровка фамилии и инициалов.
Пример докладной записки
Наименование организации: ООО "Ромашка"Подразделение: Отдел качества
Дата: 07 сентября 2024 года
Регистрационный номер: 123/2024
Адресат:
Иванова Ирина Петровна
Директор
От кого:
Петров Алексей Николаевич
Менеджер по качеству
Тема: О необходимости улучшения системы документооборота
Текст:
Уважаемая Ирина Петровна!
В связи с ростом объёма работы и увеличением количества документации, поступающей в наш отдел, я вынужден сообщить о необходимости усовершенствования системы документооборота.
На основании проведённого анализа и отзывов сотрудников отдела, выявлены следующие основные проблемы:
- Задержки в обработке документов. В результате увеличения объёма работы, документы не всегда обрабатываются своевременно, что приводит к задержкам в принятии решений.
- Ошибки в документах. Неэффективное отслеживание статусов и исполнителей документов вызывает частые ошибки и дублирование работы.
- Отсутствие централизованного учёта. Нет единой базы для учёта всех входящих и исходящих документов, что затрудняет поиск и мониторинг.
- Внедрить автоматизированную систему документооборота, которая позволит эффективно отслеживать статус документов и сроки их исполнения.
- Провести обучение сотрудников по работе с новой системой для минимизации ошибок и повышения эффективности.
- Разработать внутренние инструкции по стандартизации документооборота и мониторингу качества.
С уважением,
Петров Алексей Николаевич
Менеджер по качеству
Приложения:
- Анализ текущего состояния документооборота.
- Список предложений по автоматизации.
