Как создать, как пишут докладную записку образцы?
Докладная записка — это официальный документ, который используется для информирования руководства о каких-либо вопросах, событиях или предложениях. Она может быть составлена в разных форматах, но в целом придерживается стандартной структуры. Вот подробное описание, как писать докладную записку, и несколько образцов.
Структура докладной записки
- Шапка документа
- Наименование организации: В верхней части укажите название организации или учреждения.
- Наименование документа: "Докладная записка".
- Дата составления: Дата, когда документ был написан.
- Кому: Имя и должность адресата (например, "Директору", "Заведующему отделом").
- От кого: Имя и должность автора записки.
- Тема докладной записки
- Краткое и ясное описание сути вопроса, который будет рассмотрен. Например: "О состоянии дел в отделе продаж".
- Введение
- Краткое введение, которое обозначает цель написания записки. Например, можно указать, что данная записка подготовлена для информирования о текущей ситуации, для предложения каких-либо действий или для обсуждения проблемы.
- Основная часть
- Подробное изложение информации. В этой части следует:
- Описать факты и данные, которые относятся к теме.
- Привести необходимые цифры, результаты исследований или статистику.
- Привести мнения или выводы, которые были сделаны на основании собранной информации.
- Подробное изложение информации. В этой части следует:
- Заключение
- Краткое резюме основных пунктов, с возможными рекомендациями или предложениями по дальнейшим действиям.
- Подпись
- Фамилия и инициалы автора, а также его должность.
Образцы докладных записок
Образец 1: Докладная записка о состоянии дел в отделе продаж
Наименование организацииДокладная записка
Дата: 11 октября 2024 г.
Кому: Директору Иванову И.И.
От кого: Менеджер по продажам Петров П.П.
Тема: О состоянии дел в отделе продаж
Введение:
Докладная записка подготовлена для информирования о текущем состоянии дел в отделе продаж за третий квартал 2024 года.
Основная часть:
- В третьем квартале 2024 года отдел продаж увеличил объем продаж на 15% по сравнению с предыдущим кварталом.
- Основными факторами роста стали:
- Запуск новой рекламной кампании, которая привлекла 30% новых клиентов.
- Увеличение объемов поставок от ключевых поставщиков.
- Несмотря на рост, выявлены следующие проблемы:
- Сложности в работе с новым программным обеспечением, что замедляет обработку заказов.
- Недостаток кадров, что сказывается на обслуживании клиентов.
Рекомендуется провести дополнительное обучение сотрудников по новому ПО и рассмотреть возможность найма временных работников для повышения эффективности работы отдела.
Подпись:
Петров П.П., менеджер по продажам
Образец 2: Докладная записка о необходимости обновления оборудования
Наименование организацииДокладная записка
Дата: 11 октября 2024 г.
Кому: Генеральному директору Смирнову С.С.
От кого: Технический директор Сидоров С.С.
Тема: О необходимости обновления оборудования
Введение:
Данная докладная записка подготовлена для обсуждения необходимости обновления устаревшего оборудования в производственном отделе.
Основная часть:
- Текущее оборудование, используемое в производственном процессе, было введено в эксплуатацию более 10 лет назад.
- Проблемы, связанные с использованием устаревшего оборудования:
- Частые поломки, которые приводят к остановке производства.
- Высокие затраты на ремонт и обслуживание.
- Невозможность использовать новые технологии, которые могут повысить производительность.
- Прогнозируемые преимущества от обновления оборудования:
- Снижение затрат на обслуживание.
- Увеличение производительности на 20-30% за счет внедрения новых технологий.
Рекомендуется выделить бюджет на обновление оборудования в следующем финансовом году.
Подпись:
Сидоров С.С., технический директор
Рекомендации по написанию
- Ясность и краткость: Докладная записка должна быть написана простым и понятным языком, без излишней терминологии.
- Фактические данные: Подкрепляйте свои выводы статистическими данными и примерами.
- Официальный стиль: Используйте официальный стиль изложения, избегайте разговорных выражений и жаргона.
- Правильное оформление: Следите за форматом документа, чтобы он выглядел аккуратно и профессионально.