Как сформировать, как писать пояснительную записку образец?
Пояснительная записка — это документ, в котором описываются причины, обоснования и детали определённых действий или решений. Вот подробный образец и инструкция по написанию пояснительной записки:
Образец пояснительной записки
Наименование организацииАдрес организации
Дата
Кому:
Должность лица, к которому обращаются
Ф.И.О.
Адрес
От кого:
Должность
Ф.И.О.
Контактные данные
Тема: Пояснительная записка по [указать причину/событие]
Введение
В первом абзаце кратко укажите цель пояснительной записки. Например: «В данной пояснительной записке представлено объяснение причин задержки выполнения отчета по проекту X и предложены пути решения проблемы.»
Основная часть
- Описание ситуации: Подробно опишите, что произошло, когда и при каких условиях. Приведите факты, цифры, ссылки на документы, если это необходимо. Например: «Проект X был запущен 1 июля 2024 года. По плану, первый отчет должен был быть представлен 1 сентября 2024 года. Однако, из-за непредвиденных технических проблем и отсутствия ключевых данных, отчет был задержан на две недели.»
- Причины: Укажите причины возникшей ситуации. Обоснуйте их. Это может быть что угодно — от организационных проблем до внешних факторов. Например: «Основные причины задержки включают: неисправности в программном обеспечении, которые не были выявлены на этапе тестирования, а также отсутствие необходимых данных от партнёрской компании.»
- Меры, предпринятые для решения проблемы: Опишите, какие шаги уже были предприняты для устранения возникшей проблемы или для предотвращения её повторения в будущем. Например: «Для устранения проблемы были проведены работы по обновлению программного обеспечения, а также наложены дополнительные сроки для получения данных от партнёров. Планируется ускоренная проверка отчета и его подача до 15 сентября 2024 года.»
- Дополнительные предложения или рекомендации: Если необходимо, включите рекомендации по дальнейшим действиям. Например: «Рекомендуется внести изменения в процесс тестирования и взаимодействия с партнёрами для предотвращения аналогичных проблем в будущем.»
Подведите итоги и укажите, что вы готовы предоставить дополнительную информацию по запросу. Например: «Мы приносим извинения за причинённые неудобства и гарантируем, что все усилия будут направлены на своевременное завершение проекта. В случае необходимости готовы предоставить дополнительную информацию.»
Подпись
Ф.И.О.
Должность
Приложения: (если есть) Перечислите документы или материалы, которые прикладываются к пояснительной записке.
Структура пояснительной записки
- Шапка: Включает информацию о документах, адресате и отправителе.
- Тема: Краткое указание на суть записки.
- Введение: Цель и краткий обзор.
- Основная часть: Подробное описание ситуации, причин, предпринятых мер и рекомендаций.
- Заключение: Итоги и готовность предоставить дополнительную информацию.
- Подпись и данные отправителя: Для заверения документа.
