Как сформировать, как оформляется пояснительная записка образец?
Пояснительная записка: образец и правила оформления
Пояснительная записка — это официальный документ, который сопровождает основную документацию и объясняет или уточняет ее содержание. Она может использоваться в различных контекстах, например, при написании отчетов, планов, проектов, научных работ, а также в случае пояснения различных ситуаций в учебных заведениях или на работе.Вот примерный образец оформления пояснительной записки:
Шапка документа:
- Наименование организации или учреждения: Вверху листа по центру указывается полное название организации или учреждения, от имени которого составляется документ.
- Название структурного подразделения (если применимо): Если пояснительная записка составляется от имени конкретного отдела или подразделения, указывается его название.
- Дата и номер документа: Обычно указывается с правой стороны, под наименованием организации или учреждения. Пример:
Дата: «01» сентября 2024 г.
Номер: 01-ПЗ-2024
- Город: Место составления документа. Указывается сразу после даты, справа.
Основная часть документа:
- Заголовок: По центру страницы пишется заголовок документа, например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
(к проекту реконструкции здания)
- Адресат (если необходимо): Указывается должность, фамилия, инициалы лица, которому направляется пояснительная записка. Пример:
Руководителю департамента строительства
Иванову И.И.
- Вступительная часть: Здесь приводится краткое описание цели составления пояснительной записки. Например:
"Данная пояснительная записка подготовлена в целях разъяснения необходимости проведения дополнительных мероприятий по модернизации инфраструктуры объекта."
- Основное содержание: Это главная часть документа, в которой подробно излагается суть вопроса или проблемы. Здесь необходимо предоставить всю необходимую информацию, аргументы, обоснования и разъяснения. Основное содержание должно быть структурированным, желательно разбить текст на логические абзацы или пункты. Примерный план основного содержания:
- Обоснование необходимости;
- Описание текущей ситуации;
- Перечисление причин и факторов;
- Прогнозируемые результаты и последствия.
- Заключение: В заключительной части делается вывод на основе изложенной информации. Здесь же могут быть предложены рекомендации, предложены решения или указаны дальнейшие действия. Пример:
"Учитывая изложенные выше факторы, предлагаем провести дополнительные исследования для уточнения стоимости работ и сроков их выполнения."
Подпись и должность составителя:
- ФИО и должность: Внизу страницы с левой стороны указывается должность и фамилия, инициалы лица, подготовившего записку.
Главный инженер проекта
Петров А.А.
- Подпись: С правой стороны документа ставится подпись составителя.
- Приложения (если есть): Если к пояснительной записке прилагаются какие-либо дополнительные документы, об этом указывается в конце документа. Пример:
Приложение: Техническое задание на реконструкцию (2 стр.).
Пример оформленной пояснительной записки:
ООО "СтройГарант"Проектный отдел
Дата: «01» сентября 2024 г.
Город: Москва
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
(к проекту модернизации объекта «Складской комплекс»)
Данная пояснительная записка подготовлена с целью разъяснения причин необходимости проведения дополнительных мероприятий по модернизации складского комплекса, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10.
1. Обоснование необходимости
На текущий момент складской комплекс эксплуатируется более 10 лет и нуждается в обновлении основных коммуникационных систем, а также частичном ремонте крыши. Действующие системы водоснабжения и электроснабжения не соответствуют современным стандартам безопасности...2. Описание текущей ситуации
В результате проведенного осмотра объекта было выявлено...3. Заключение
Учитывая изложенные выше факты, предлагаем начать работы по модернизации в октябре 2024 года. Рекомендуем утвердить дополнительные затраты в размере 1 000 000 рублей.Главный инженер проекта: Петров А.А.
Подпись: ________
Такое оформление пояснительной записки соответствует основным требованиям делопроизводства и позволяет структурировано и понятно изложить необходимую информацию.
