Как составить, как написать пояснительную записку образец?
Пояснительная записка — это документ, в котором подробно объясняется ситуация, проблема или действие, требующее объяснения. Она может быть использована в различных ситуациях, например, в учебе, на работе или в официальных отношениях. Вот образец пояснительной записки с пояснениями к каждому элементу.
Пояснительная записка
От: [Ф.И.О. полностью]
Должность: [Ваша должность]
Место работы/учебы: [Название вашей организации/учебного заведения]
Контактные данные: [Телефон, e-mail]
Кому: [Ф.И.О. полностью]
Должность: [Должность получателя]
Место работы/учебы: [Название организации/учебного заведения получателя]
Дата: [Число, месяц, год]
Тема: [Краткое описание темы записки]
Введение
В этом разделе кратко указывается цель и причина написания пояснительной записки. Например: "Настоящим сообщаю о ситуации, возникшей в ходе выполнения проекта по разработке нового программного обеспечения."
Описание ситуации/проблемы
Здесь подробно описывается суть проблемы или ситуации. Приведите все необходимые факты, даты и детали, которые могут помочь получателю понять суть вопроса. Например: "Во время тестирования программы было обнаружено, что функция X не работает должным образом. Проблема была зафиксирована 5 сентября 2024 года."
Анализ и причины
Разъясните причины возникновения проблемы или ситуации. Это может быть связано с ошибками, недочетами или неожиданными обстоятельствами. Например: "Проблема возникла из-за несовместимости нового модуля с ранее установленной версией библиотеки. Это стало очевидно после обновления библиотеки до версии 2.1."
Принятые меры
Опишите, какие шаги уже предприняты для решения проблемы или устранения ситуации. Пример: "Для устранения проблемы был проведен анализ кода и выявлены ошибки. Сотрудники команды начали работу над исправлением ошибок. Ожидается, что исправления будут завершены к 10 сентября 2024 года."
Рекомендации/Дальнейшие действия
Укажите, что еще необходимо сделать или какие действия предлагаются для решения проблемы. Например: "Рекомендуется провести дополнительное тестирование после внесения исправлений и обновлений. Также предлагаю провести встречу с командой разработки для обсуждения предотвращения подобных проблем в будущем."
Заключение
Завершите записку кратким резюме и предложением по дальнейшим действиям. Например: "Учитывая вышеизложенное, прошу принять во внимание изложенные обстоятельства и рекомендованные действия. Готов предоставить дополнительную информацию при необходимости."
Подпись:
[Ваша подпись (если документ отправляется в бумажном виде)]
Ф.И.О. полностью
Должность
Пример пояснительной записки:
Пояснительная записка
От: Иванов Иван Иванович
Должность: Ведущий инженер
Место работы: ООО "Технопарк"
Контактные данные: +7 123 456 7890, ivanov@techpark.ru
Кому: Петров Петр Петрович
Должность: Директор по разработке
Место работы: ООО "Технопарк"
Дата: 7 сентября 2024 года
Тема: Обнаруженная ошибка в функции X
Введение
Настоящим сообщаю о проблеме, возникшей в ходе тестирования нового программного обеспечения.
Описание ситуации/проблемы
5 сентября 2024 года при тестировании функции X было обнаружено, что она не выполняет задуманное действие и вызывает ошибку. Проблема была зарегистрирована в системе багов под номером 10234.
Анализ и причины
По предварительному анализу, ошибка вызвана несовместимостью нового модуля с версией библиотеки, используемой в проекте. Обновление библиотеки до версии 2.1 привело к нарушению работы функции X.
Принятые меры
Командой разработчиков начато исправление ошибки. Уже выполнен анализ кода и запланированы изменения. Исправления должны быть завершены к 10 сентября 2024 года.
Рекомендации/Дальнейшие действия
Рекомендую провести дополнительное тестирование после внесения исправлений и провести встречу с командой для обсуждения улучшений и предотвращения подобных проблем в будущем.
Заключение
Прошу принять во внимание изложенные обстоятельства и предпринятые меры. Готов предоставить дополнительную информацию по запросу.
Подпись:
Иванов И.И.
Ведущий инженер
Такой формат поможет вам четко и понятно изложить информацию, обеспечивая полное понимание проблемы и предпринимаемых шагов.
