Как создать, докладные объяснительные записки образец?
Докладная объяснительная записка — это официальный документ, в котором излагаются причины, обстоятельства или факты, требующие разъяснения. Она может быть составлена в различных ситуациях, таких как несчастные случаи, дисциплинарные нарушения, технические сбои и другие случаи, требующие объяснений от сотрудников. Ниже представлен образец докладной объяснительной записки, а также рекомендации по её составлению.
Образец докладной объяснительной записки
Докладная объяснительная запискаОт: [ФИО, должность]
Кому: [ФИО, должность, к кому направляется записка]
Дата: [число, месяц, год]
Тема: [Краткое описание сути вопроса]
Содержание:
В связи с [краткое изложение причины, например, «инцидентом, произошедшим 10 октября 2024 года»], предоставляю вам докладную объяснительную записку, в которой объясняю обстоятельства случившегося.
- Описание ситуации:
- [Подробно изложите, что произошло. Укажите время и место происшествия, участников, а также основные обстоятельства. Например: «10 октября 2024 года в 14:30 на рабочем месте произошел инцидент, связанный с нарушением технологии выполнения работ. В процессе выполнения задачи по ремонту оборудования произошла ошибка, в результате которой...»]
- Причины происшествия:
- [Опишите причины, приведшие к инциденту. Укажите как объективные, так и субъективные факторы. Например: «Основной причиной случившегося явилось недостаточное понимание работниками технологии выполнения задач. Также следует отметить недостаток обучающих материалов и отсутствие контроля со стороны непосредственного руководства...»]
- Принятые меры:
- [Укажите, какие меры были предприняты для устранения последствий инцидента и предотвращения подобных случаев в будущем. Например: «В связи с произошедшим были проведены дополнительные инструктажи для сотрудников, обновлены внутренние инструкции, а также назначен ответственный за контроль соблюдения технологий...»]
- Выводы:
- [Сформулируйте выводы по происшествию. Например: «На основании вышеизложенного, считаю необходимым провести дополнительные тренинги для сотрудников и организовать регулярный контроль за выполнением технологических процессов...»]
[ФИО, должность]
[Контактные данные]
Рекомендации по написанию
- Структура: Докладная записка должна иметь четкую структуру, включающую введение, основную часть и заключение. Каждая секция должна логично переходить в следующую.
- Язык и стиль: Используйте формальный, деловой язык. Избегайте жаргонизмов и неформальных выражений. Предпочтение следует отдавать ясности и точности формулировок.
- Факты и доказательства: Все приведенные данные должны быть основаны на фактах. Если возможно, приложите к записке документы, подтверждающие изложенные вами обстоятельства (акты, фотографии, схемы и т.д.).
- Соблюдение сроков: Докладные записки должны быть подготовлены и отправлены в установленные сроки, чтобы избежать дополнительных вопросов и недоразумений.
- Подпись и дата: Не забудьте указать свою подпись и дату составления записки, это придаст документу официальный характер.
