Как создать, авансовый отчет сотрудника образец?
Авансовый отчет — это документ, который используется для учета расходования аванса, выданного сотруднику для выполнения служебных задач. Обычно авансовые отчеты применяются для командировок, закупок материалов и прочих нужд, связанных с рабочими обязанностями.
Структура авансового отчета
- Шапка документа:
- Наименование организации.
- Номер документа.
- Дата составления.
- Наименование "Авансовый отчет".
- Данные сотрудника:
- Фамилия, имя, отчество (ФИО) сотрудника.
- Должность.
- Подразделение.
- Сведения об авансе:
- Дата выдачи аванса.
- Сумма выданного аванса.
- Цель выдачи аванса (например, командировка, покупка канцтоваров и т.д.).
- Расходы по авансу:
- Перечень всех расходов, подтвержденных документами. Для каждого расхода указываются:
- Дата.
- Наименование операции (например, "Проезд", "Проживание", "Питание").
- Сумма.
- Прилагаемые документы (чек, квитанция, билет и т.д.).
- Общая сумма всех расходов.
- Перечень всех расходов, подтвержденных документами. Для каждого расхода указываются:
- Итоговая информация:
- Общая сумма расходов.
- Остаток аванса (выданный аванс минус сумма расходов).
- Подпись сотрудника.
- Подпись руководителя или ответственного лица.
- Приложения:
- Копии документов, подтверждающих расходы (чеки, билеты и т.д.).
Пример авансового отчета
Наименование организацииАвансовый отчет
№ 001 от 10.10.2024
Сотрудник:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Менеджер по продажам
Подразделение: Отдел продаж
Сведения об авансе:
Дата выдачи аванса: 01.10.2024
Сумма выданного аванса: 20 000 руб.
Цель выдачи аванса: Командировка в г. Санкт-Петербург
Расходы по авансу:
Дата | Наименование операции | Сумма (руб.) | Документы |
---|---|---|---|
02.10.2024 | Проезд (билет на поезд) | 5 000 | Чек (билет на поезд) |
02.10.2024 | Проживание в гостинице | 7 000 | Квитанция за номер |
03.10.2024 | Питание | 2 000 | Чек (ресторан) |
03.10.2024 | Транспортные расходы | 1 000 | Чек (такси) |
04.10.2024 | Представительские расходы | 3 000 | Чек (книжный магазин) |
Общая сумма расходов: 18 000 руб.
Остаток аванса: 20 000 руб. - 18 000 руб. = 2 000 руб.
Подписи:
Сотрудник: ____________ (Иванов И.И.)
Руководитель: ____________ (Петров П.П.)
Приложения:
- Чек на проезд.
- Квитанция за проживание.
- Чек за питание.
- Чек на транспортные расходы.
- Чек за представительские расходы.
Рекомендации
- Все документы, подтверждающие расходы, должны быть приложены к авансовому отчету в порядке их перечисления.
- В случае, если остаток аванса не был использован, его необходимо вернуть в бухгалтерию.
- Убедитесь, что все суммы указаны корректно и совпадают с приложенными документами.
- Сохраните копии всех отчетов и приложений для учета и возможных проверок.