Авансовый отчет сотрудника образец

Как создать, авансовый отчет сотрудника образец?​

Авансовый отчет — это документ, который используется для учета расходования аванса, выданного сотруднику для выполнения служебных задач. Обычно авансовые отчеты применяются для командировок, закупок материалов и прочих нужд, связанных с рабочими обязанностями.

Структура авансового отчета​

1. Шапка документа:
   
   • Наименование организации.
   • Номер документа.
   • Дата составления.
   • Наименование "Авансовый отчет".
2. Данные сотрудника:
   
   • Фамилия, имя, отчество (ФИО) сотрудника.
   • Должность.
   • Подразделение.
3. Сведения об авансе:
   
   • Дата выдачи аванса.
   • Сумма выданного аванса.
   • Цель выдачи аванса (например, командировка, покупка канцтоваров и т.д.).
4. Расходы по авансу:
   
   • Перечень всех расходов, подтвержденных документами. Для каждого расхода указываются:
     • Дата.
     • Наименование операции (например, "Проезд", "Проживание", "Питание").
     • Сумма.
     • Прилагаемые документы (чек, квитанция, билет и т.д.).
     • Общая сумма всех расходов.
5. Итоговая информация:
   
   • Общая сумма расходов.
   • Остаток аванса (выданный аванс минус сумма расходов).
   • Подпись сотрудника.
   • Подпись руководителя или ответственного лица.
6. Приложения:
   
   • Копии документов, подтверждающих расходы (чеки, билеты и т.д.).

Пример авансового отчета​

Наименование организации

Авансовый отчет

№ 001 от 10.10.2024

Сотрудник:

ФИО: Иванов Иван Иванович

Должность: Менеджер по продажам

Подразделение: Отдел продаж

Сведения об авансе:

Дата выдачи аванса: 01.10.2024

Сумма выданного аванса: 20 000 руб.

Цель выдачи аванса: Командировка в г. Санкт-Петербург

Расходы по авансу:

Дата	Наименование операции	Сумма (руб.)	Документы
02.10.2024	Проезд (билет на поезд)	5 000	Чек (билет на поезд)
02.10.2024	Проживание в гостинице	7 000	Квитанция за номер
03.10.2024	Питание	2 000	Чек (ресторан)
03.10.2024	Транспортные расходы	1 000	Чек (такси)
04.10.2024	Представительские расходы	3 000	Чек (книжный магазин)

Итоговая информация:

Общая сумма расходов: 18 000 руб.

Остаток аванса: 20 000 руб. - 18 000 руб. = 2 000 руб.

Подписи:

Сотрудник: ____________ (Иванов И.И.)

Руководитель: ____________ (Петров П.П.)

Приложения:

1. Чек на проезд.
2. Квитанция за проживание.
3. Чек за питание.
4. Чек на транспортные расходы.
5. Чек за представительские расходы.

Рекомендации​

• Все документы, подтверждающие расходы, должны быть приложены к авансовому отчету в порядке их перечисления.
• В случае, если остаток аванса не был использован, его необходимо вернуть в бухгалтерию.
• Убедитесь, что все суммы указаны корректно и совпадают с приложенными документами.
• Сохраните копии всех отчетов и приложений для учета и возможных проверок.

Этот образец можно использовать как основу для создания собственного авансового отчета.