Как оформить, авансовый отчет образец заполнения перерасхода?
Авансовый отчет – это документ, который подтверждает использование авансовых средств, выданных сотруднику для выполнения служебных задач. В случае перерасхода средств важно правильно оформить авансовый отчет, чтобы избежать проблем с бухгалтерией. Ниже представлен образец заполнения авансового отчета с учетом перерасхода.
Образец авансового отчета
Заголовок документа
- Наименование организации
- Авансовый отчет
- Дата составления
Основная часть отчета
- Данные о сотруднике
- Ф.И.О. сотрудника
- Должность
- Подразделение
- Дата выдачи аванса
- Сумма аванса: указывается сумма, выданная на служебные нужды.
- Расходы по статье В этом разделе необходимо указать все расходы, которые были произведены с использованием авансовых средств. Каждый расход оформляется в отдельной строке таблицы:
Дата | Статья расходов | Сумма | Примечание |
---|---|---|---|
01.10.2024 | Проезд | 1,500.00 | Билеты на поезд |
02.10.2024 | Проживание | 3,000.00 | Гостиница |
03.10.2024 | Питание | 800.00 | Обеды |
03.10.2024 | Прочие расходы | 1,200.00 | Развлечения |
Итого | 6,500.00 |
- Общий итог
- Сумма всех расходов: 6,500.00 рублей.
- Перерасход: 6,500.00 (расходы) - 5,000.00 (выданный аванс) = 1,500.00 рублей.
- Сумма, подлежащая возмещению: указывается сумма, которую сотрудник должен вернуть организации.
- Документы, подтверждающие расходы В этом разделе необходимо перечислить все документы, подтверждающие произведенные расходы. Например:
- Копии билетов
- Чеки на проживание
- Чеки на питание
- Прочие документы, подтверждающие расходы
- Обоснование перерасхода Важно указать причину перерасхода. Например:
- "Перерасход средств произошел в результате изменения планов по командировке. В процессе поездки были непредвиденные расходы, связанные с дополнительными встречами."
Подписи
- Подпись сотрудника: (Ф.И.О.)
- Дата: (дата заполнения отчета)
- Подпись руководителя: (Ф.И.О. руководителя)
- Дата: (дата подписания)
Рекомендации по заполнению
- Используйте бухгалтерские программы или шаблоны, чтобы избежать ошибок.
- Сохраняйте все оригиналы документов, подтверждающих расходы, для последующей проверки.
- Обязательно укажите корректные даты и суммы, чтобы избежать вопросов со стороны бухгалтерии.